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作業要點

國立公共資訊圖書館檔案申請應用作業要點

中華民國101年10月29日館務會報通過
中華民國103年9月25日館務會報修訂通過

一、國立公共資訊圖書館(以下簡稱本館)為落實政府資訊公開法、檔案法第十七條 至第二十條及行政程序法第四十六條有關檔案應用、政府資訊提供及卷宗抄錄閱覽規定事項,特訂定本要點。

 

二、申請閱覽、抄錄、複印或攝影本館檔案,應填具申請書或以書面載明規定事項;檔案經電子儲存者,其應用以影像或複製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請書載明其事由,親自送持或書面通訊方式送達本館,經審核後辦理之。

 

三、本館檔案應用准駁依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。

 

四、申請應用檔案,應備本人身分證或駕照或護照等身分証明文件,申請人不能親自辦理者,得委任辦理,並提委任書,未成年人應由法定代理人代為辦理。

 

五、檔案應用之申請,由本館檔案管理單位自受理申請書之日起15日內會業務單位予以審核,並為准駁之決定後,以書面載明理由通知申請人審核結果;申請應用程序不符或要件不備,經通知申請人補正者,應於7日內補正,屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請;其有補正資料者,自申請人補正之日起算。

 

六、因檔案老舊不堪翻閱而無法提供應用時,本館於必要時得拒絕申請,檔管單位並應於審核時於審核表上註記,俟完成檔案修護後再予以開放應用。

 

七、檔案應用之申請,應分會本館業務單位審核,業務單位應於5個工作日內審畢,其有第三點所定情事者,應於審核表敘明理由通知檔案管理單位。

 

八、本館業務單位承辦人員為審核檔案應用之申請借調檔案原件時,應填具調案單並完成下列程序後,向檔案管理單位提出申請。
(一)本館人員借調之案件為個人承辦業務時,其調案單須經該單位主管核准。
(二)本館人員借調非主管案件時,應先經該單位主管核章後,送會承辦業務主管同意,或簽請本館權責長官核准。

 

九、申請人應於收到審核通知書後,經與本館檔案管理人員商定之時間內至本館應用檔案;其應用檔案時,應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件或委任書,依規定完成登記程序後始得進入閱覽處所。經申請人於檔案應用簽收單簽名後,檔管人員將檔案交付申請人使用。申請人應用檔案原件時,應由檔管人員陪同為之。

 

十、提供應用之檔案,內容含有限制應用之事項者,應採分離原則,去除不得公開部分,依下列方式,僅就其他部分提供之。
(一)檔案可拆卷者,將不宜提供之部分抽離後提供應用。
(二)檔案不可拆卷者,將不宜提供之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。檔案管理單位應將檔案部分抽離、隱藏或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單,告知申請人。

 

十一、申請人進入閱覽處所,應注意下列事項:
(一)禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。
(二)不得破壞環境整潔。
(三)抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
(四)禁止攜帶私人物品,私人物品請交由檔管人員保管。
(五)非經許可禁止擅自接用電源,不得擅自錄影 (音) 、攝影。
(六)本館提供之應用器材應妥慎維護,不得破壞,違反者,依法應負損害賠償責任。
(七)如有必要離開閱覽處所者,應將檔案交由檔管人員保管,應用本館電腦者應完成登出作業。

 

十二、申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應於當日歸還;其未能於當日應用完畢者,檔管人員應於檔案應用簽收單上註記應用情形後先辦理還卷,並與申請人約定日期,另日再行調閱應用。

 

十三、檔案應用完畢,檔案管理人員應當場檢視歸還檔案是否完整及有無不當破壞情形;如有檔案法第二十條規定之情形,應於檔案應用簽收單註記後,依檔案法第二十六條及相關規定辦理。

 

十四、申請人於檔案應用完畢歸還後,應依國家發展委員會檔案管理局所定檔案閱覽抄錄複製收費標準,向本館出納單位繳納費用。前項之收費,本館出納人員應開立收據,併同檔案複製品交與申請人。

 

十五、本館開放應用檔案時間為星期一至星期五,上午九時至十二時;下午十三時三十分至十六時。(例假日及政府公告之放假日除外);有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。

 

十六、本要點經館務會議通過,並報請國家發展委員會檔案管理局備查後實施,修訂時亦同。

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