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國立公共資訊圖書館

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讀者服務

本館出版品

為圖書流通管理加點新意

文:劉採琼(國立台中圖書館閱覽典藏組組長)

  依據圖書館法第二條定義,圖書館是運用科學方法蒐集、整理、保存各種圖書資訊,便利公眾使用的設施。儘管如此,圖書資訊蒐集、整理等技術性服務,無論如何盡善盡美,藏書量無論如何充實,若無讀者服務,則圖書館充其量只能稱為藏書樓。完善的讀者服務才是圖書館的主要功能,也是圖書館服務的終極目的。

  讀者服務是積極的將圖書館的資料介紹給讀者或使用者,並指導其使用方法、解決問題等工作,內容包括閱覽服務、參考服務及推廣服務等。其中圖書閱覽服務是讀者服務的基礎,讀者到圖書館的主要目的多在閱讀或瀏覽館藏的圖書資料,故將館藏資料呈現給讀者,任其選用以滿足其求知慾,成為圖書館任務的重心。閱覽服務中又以館外閱覽為大宗,圖書資料的借還(流通)佔圖書館業務極大比重,這與一般民眾對圖書館最普遍、刻板印象……一個免費借書、還書的場所相當吻合。

  邁入知識社會的轉型期中,現代人使用圖書館成為不可或缺的活動,圖書館圖書資料的流通工作漸趨沉重,由於此項工作為連接資料與讀者的一座橋梁,促使讀者與資料間建立溝通關係,因此館員與館員間、館員與讀者間、讀者與資訊間互動過程頻仍。如何做到良善管理,可說是圖書館迎接知識社會到來不容忽略的議題。有些公共圖書館流通櫃?,經常可見讀者提出抱怨:

  1. 既然借書不收費,為何還要辦理借閱證?憑身分證行不通嗎?
  2. 圖書館有這麼多書為什麼不能多借幾本?
  3. 借書到期或尚未看完是否可以續借?
  4. 明明書已歸還,為何還接到催還通知?
  5. 你們的書為何這麼舊?新書太少,找不到我需要的。
  6. 你們的服務態度很差。

  這些抱怨不單只是流通工作上的問題,還涉及政策規章、專業技術、服務品質,面對館員的努力及主政者的美意,不能獲得讀者肯定,淪為「雙輸」局面,身為從業人員不勝唏噓。值行政院「挑戰2008國家發展重點計畫」,積極扶植創意生活產業,筆者有感於創意產業「從理想出發,以創意為賣點,加上以行銷與消費者溝通」的精神,也許有機會為流通工作注入新的活力,將圖書館變成一個永續經營的事業。藉師法創意產業精神提出策略化規章、創意化經營、人性化管理、科技化應用等管理元素,為圖書流通管理加點新意,為圖書館經營發展開創新局。

一、策略化規章

  公共圖書館的設置以供公眾使用為目的,為達成目的以維持並增進公益,圖書館每有明文訂定利用規則,明確規範利用人(讀者)的權利義務關係,利用規則可視與圖書館策略目標具有主從與互動關係。如從圖書館欲取得的競爭優勢來考量,有創新經營、提高品質和低成本等目標。如從生命週期來劃分,則有開創期、成長期、成熟期和衰退期的策略目標。利用規則與策略目標的結合,在開創期主要力求生存,規則結構偏向鬆散,對讀者資格限制、借閱條件儘量寬鬆;在成長期主要開發新顧客群和創造新市場需求,規則聚焦於效率改進,可增加借量、延長借期。在成熟期主要尋求最小風險和最大服務,規則應具完整性,涵蓋利用關係的終止與法律效果。在衰退期致力於創新,規則應提供多樣化、支持性的規範,容許「客製化」產品或個人化服務。換言之,利用規則可隨圖書館策略目標之轉換來修訂。

二、創意化經營

  由於圖書館是個「以提供顧客需求之商品給顧客的模式」的服務業,服務是加值也是價值所在。服務業的幾項重要價值包括(一)創造的商品有不可取代性。例如,圖書館裡的特藏或本身的出版品、自製的視聽資料,創造了自身的價值。(二)滿足眾人的基本需求。例如,以大多數讀者的學科偏好或閱讀取向來蒐集館藏,把閱讀帶進生活,變成一種時尚,也成為知識分子生活的一部分。(三)提供有效率的解決方法,例如,介紹讀者使用其他性質相近的館藏圖書資料。(四)創造附加的價值。例如,提供他館書目甚或發行聯名卡,讓讀者暢行各合作館,並同享優惠借閱條件。(五)提供令人驚艷的夢想。例如,營造空間氣氛,跳脫櫃檯格局,讓它不只是書籍借貸的場所,而是讓每一個讀者進來後安頓心情的港口,於是閱覽室可以如大書房般休閒、也可以如咖啡廳般幽雅、更可以如畫廊般人文。

三、人性化管理

  執行圖書資料流通工作不僅是一種體能勞務,有絕大部分是在提供情緒勞務,因為讀者在消費的心理上總會要求館員給予特定合宜的情緒狀態,否則覺得不受尊重。然而要使館員快樂的工作,他們才會有好臉色面對讀者;也因為他們工作快樂,才能把工作做好。在人性化管理的制度上,必須讓做好工作的館員有晉升的機會,因為有晉升的機會,館員才會執著地去工作。而設計一套統一流程和操作標準,紮實的人才教育訓練,齊一館員素質和服務水準,降低服務和產品差異化,才能讓館員放心地獨立作業。其次提供館員安全感並肯定其個人才華,始能激發他們源源不斷的創意。再者鼓勵館員在固定的時間休息一下,可大幅增進溝通的能力並培養良好的人際關係,深化讀者服務成效。

四、科技化應用

  大部分圖書館目前都已完成網頁之製作,甚至還設有自己之網路,然非設置網址與網頁就好,網站上豐富的內容、經常性的更新、簡潔的設計,才能展現出一個現代化圖書館的服務品質。網站內容除了應包含圖書館的基本介紹、館藏及光碟資料庫查詢、讀者個人借閱資料外,對於被分散在全國甚至世界各地圖書館的館藏、資源、資訊服務加以整合,讓使用者可在任何地方遠距查詢到其所需要的各地各類資料。圖書館以外之資訊如重要圖書資訊網之網站…等,也應做一些整理分類提供給使用者,使使用者享有更豐富之資訊資源。網頁資訊中必須定時或常常更新者,應向使用者提示,當網頁兼有固定性和變動性的資訊時,更應註明更新時間。

  在網站設計方面,金字塔式結構中,讀者常常必須經過好幾層內容稀少的「目錄頁」,才能看到真正的資訊。因此最好能將金字塔「扁平化」,讓更多內容能提早出現。既然兩層的引介頁(第一層的主選單和第二層的內容目錄)是免不了的,就應該在第一、二層儘量提供有價值的內容。避免使用者找不到路徑,徒增抱怨。

  現代社會強調高品質、有效率的服務,公共圖書館如何透過周延、創意的流通管理,帶給讀者滿意的第一線服務,策略化規章、創意化經營、人性化管理、科技化應用等管理元素,期能克盡其功。

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