邱君亮 Chun-Liang Chiu
國立臺中圖書館行政室主任
Chief, General Affairs Office of National Taichung Library
楊靜宜 Ching-yi Yang
行政室專員
Executive Officer, General Affairs Office
【摘要
Abstract】
國立臺中圖書館因舊址館藏空間已不敷使用,同時積極因應數位時代圖書館功能快速 轉型的需求,乃建置新館並進行搬遷。國立臺中圖書館搬遷作業透過事前詳細調查、規畫作 業、召開會議及責任分工,擬定搬遷流程管理計畫並輔以機動協調機制,將舊址館藏及各書 庫館藏依預定時程搬遷至新址,搬運項目包含全館各單位之辦公家具、事務機具、檔案資料 及館藏圖書資源約六十萬冊等,歷時三個月,順利完成上述書物下架、打包、編號、裝箱、 搬運、拆箱、上架、定位及書架拆卸、組裝等一貫作業事宜,協助支援完成讀者服務相關業務遷移,於新館新空間與服務範疇中,提供讀者最舒適愜意的閱讀環境。
National
Taichung Library was recently relocated due to insufficient space and the need of updated equipment to meet digital demands. The project progressed from detailed surveys, planning, meetings, and delegated responsibilities, during which the relocation process and management was outlined and control check put in place. All library holdings were moved to the new facility according to the predetermined schedule. In all, office equipment, machines, files, and books totaling some 600,000 items were moved. It only took three months to pack up, number, ship, unpack, and
reshelf the items. Now that
NLT’s holdings are in the new facility, readers will be able to continue enjoying library holdings and services in a larger, more comfortable environment.
【關鍵字 Keywords】
圖書館、搬遷
library, relocation
壹、前言
國立臺中圖書館(以下簡稱本館)因舊址館藏空間已不敷使用,同時積極因應數位時代圖書館功能快速轉型的需求,乃建置新館並進行搬遷。本館於民國 101年2月至4月進行搬遷作業,透過事前詳細調查、規劃作業、召開會議及責任分工,擬定搬遷流程管理計畫並輔以機動協調機制,將舊址館藏及各書庫館藏依預定時程搬遷至新址,搬運項目包含全館各單位 之辦公家具、事務機具、檔案資料及館藏圖書資源約六十萬冊等,歷時三個月,順利完成上述書物下架、打包、編號、裝箱、搬運、拆箱、上架、定位及書架拆卸、組裝等一貫作業事宜,協助支援完成讀者服務相關業務遷移,於新館新空間與服務範圍中,提供讀者最舒適愜意的閱讀環境。
貳、搬遷事項整理與規劃
本館新館為座落於臺中市南區五權南路 100號(五權南路與建成路口)之新建工程,搬遷作業主要由舊址(臺中市精武路 291-3號)遷移至新址,為使搬遷作業內容確實並期順利開展,先行召開各課室事前會議,請其提供該屬館藏與物品數量清點及搬運相關注意事項, 據以彙整制定後續搬遷計畫案之內容落實與管理規則之擬定。
搬遷前置作業由行政室彙整、各課室指派一名連絡人負責調查、統整與連繫工作,作業內容包含搬遷物品調查與事項規劃及事前會議等項目:
一、搬遷物品調查與事項規劃
本館自
100年8月至 10月即進行搬遷前置之物品調查及事項規劃,包含自行盤點;領紙箱(料)作業;裝箱打包;物品分箱、拆箱、書籍上下架及定位作業;紙箱回收作業。各搬遷上運下架時,除加強演練外,各課室亦各指派專人於新、舊館負責指揮搬運人員搬送到定位點,並掌控搬運數量。
二、搬遷作業事前會議
本館行政室統籌各課室各自調查完成之家具、檔案、圖書資料及物品搬運需求後,輔以實際辦公設備對照進行調整修正,並經各課室再確認後於 100年10月起陸續召開搬遷事前會議,將上述調查與規劃作業分三次釐清彙整後,經各課室於會議中討論確認,據以落實至搬遷計畫之研擬撰寫。
參、搬遷計畫撰寫與管理
本館為使舊館與新館間搬遷作業順利,達到業務無縫接軌並保障讀者權益之目標,特訂 定搬遷計畫。搬遷計畫略分為四階段實施,第一階段為本館行政單位家具搬移至新館;第二階段為館藏圖書資源搬移,第三階段為本館(精武)空間規劃及清理;第四階段為莊敬樓及自強樓書庫館藏搬移至本館(精武)。
一、搬遷作業內容
包含辦公家具、事務機具、檔案資料、館藏圖書資源等,進行下架、打包、編號、裝 箱、搬運、拆箱、上架、定位、書架拆卸等事宜。
二、搬遷作業職掌
本館人員負責規劃、督導、管制物品定位,打包及上下架事宜,承商負責圖書資料、物品、辦公家具、檔案資料等運送,詳如表 1「搬遷作業流程及職責表」。
表1 搬遷作業流程及職掌表
三、搬運品項及數量
(一)各類用圖書、期刊、參考書及特藏圖書約 470,157冊,其中 323,713冊及過期裝訂報紙約 14,020本皆自本館(精武)至新館, 146,444冊分別自黎明分館、黎明分館核心書庫、自強樓及莊敬樓等搬運至本館(精武)。
(二)辦公桌椅、公文櫃、活動櫃、書架、電腦、事務機具、檔案資料及其他相關辦 公設施等搬運至新館各課室所屬樓層並定位。
(三)自強樓及莊敬樓所有書架,搬運至新館或本館(精武)。
表2 搬遷品項與量能統計表
四、公告招標
辦公家具及圖書委託搬遷作業於 100年12月20日公開上網,並於 100年12月30日決標, 執行期間自決標起至 101年5月15日為原則,承商負責所列物品之拆卸、打包、搬運、定位之一貫作業,並負責搬遷結束後之工作場所清潔及垃圾清運作業。
肆、搬遷作業執行與調整
一、正式搬遷前置作業
101年2月16日辦理搬遷作業說明及教育訓練,由行政室召集全館同仁於本館會議室,向同仁詳細說明搬遷預定順序、期程及相關注意事項、各課室負責人員工作職掌及作業流程、OA辦公家具拆組問題及因應措施、無財產剩餘物品回收流程及搬遷後財產整理等,並由搬運公司派員教導並實地示範各類檔案、物品、辦公家具、電腦設備等之打包、裝箱方式與黏貼標示等規範,以利屆時物品搬遷派送與流程順暢。
圖1 圖書打包情形
圖2 辦公室打包作業現場
二、搬遷方式及步驟
所有圖書資料及家具均依下列步驟進行打包搬運,並嚴格控管每一步驟流程。
(一)辦公用品、事務機具、傢俱、檔案資料等以紙板或其他物品保護,避免碰撞損壞等情況發生。
(二)各類圖書及期刊合訂本
1. 下架:依現有排架次序分層下架,以每一層書架為單位,由左至右,由上而下,依原排架順序下架。
2. 打包:打包時需做好防護作業,館藏之兩側及上下應避免因打包束緊而使其凹陷,造成損壞,打包後依序編號;線裝書則需平放。
3. 搬運:打包完成之圖書資料入箱搬運至新館指定樓層之書架。
4. 上架:按編號順序及標示走向放置上架,並依現場需求調整書架高度。
5. 定位:上架後,待館員確認上架正確後,剪開打包繩索以書檔固定圖書。
6.排架:所有架位依編號上架,並使圖書排列整齊。
(三)報紙合訂本、線裝書及日文舊籍:
1. 打包:報紙合訂本依報刊別適量打包,每疊以不超過 6冊為原則。為防折 損,搬運前以厚紙板襯底或整齊分裝,以氣泡棉包覆並會同館員清點造冊。
2. 搬運:作業人員戴乾淨手套以輕提輕放原則,妥善維護報紙完整,避免折 損、撕裂等損壞,以上作業規範適用於線裝書及日文舊籍。如遇雨天,保持 報紙乾燥,覆蓋帆布保護不受雨水損害。
3. 置放:依館方所訂原則順序,置放於期刊及報紙合訂本區書架。
(四)其他相關規範:
為使搬運過程可能發生之損害降至最低、最輕微,同時擬定相關作業規範如安全規範:嚴禁吸煙、飲食、隨意丟棄垃圾,須留意圖書及相關物品防潮保護措施等。損壞或遺失之賠償原則:輕微者,由搬運廠商負責修補至恢復原狀;損壞嚴重或遺失者,每冊賠償原價之 1.5倍,但可修補者應盡力回復。
三、搬遷過程紀實
本館(精武)館藏空間不敷使用,為典藏歷年館藏,於館外借用文化資產總管理處籌備處R13倉庫、黎明社區自強樓及莊敬樓地下室等三地做為本館密集書庫,今逢新館建成,遂將各密集書庫館藏調回本館(精武)並重新規劃、分配與管理,茲記錄本館完整搬遷歷程如下表 3:
表3 各階段執行事項與搬遷順序表
肆、結語
本館將舊址辦公家具、館藏及各館外密集書庫館藏依預定時程搬遷至新址,搬運全館各單位之辦公家具、事務機具、檔案資料及館藏圖書資源約六十萬冊等,工程浩大,在同仁和廠商同心合力下,歷時近三個月,順利完成上述書物下架、打包、編號、裝箱、搬運、拆箱、上架、定位及書架拆卸、組裝等一貫作業事宜,期望透過行政服務的支援協調,圓滿完成本館讀者服務業務之所需,於新館新空間與服務範疇裡提供蒞館讀者最舒適愜意的閱讀環境。