在服務提供的情境中,由於服務具有「無形性」(Intangibility)、「不可分離性」(Inseparability)、「變化性」(Variability)及「易逝性」(Perishability)等特質,服務人員與顧客間的接觸很頻繁,而此人際接觸的品質實為影響顧客對服務品質評估之關鍵因素。因為服務常有賴員工來傳遞,所以,與顧客接觸的員工當然居於相當關鍵的地位,故服務性組織應將員工視為內部顧客,透過內部行銷,針對內部顧客所設計的行銷策略與活動,來創造員工滿意,進而達成內部顧客滿意度與組織績效之提升,此即為內部行銷的基本概念。(註3)
內部行銷就是認同員工的重要性,將涵蓋工作設計、組織文化、組織願景等「內部產品」精心策劃後,行銷給「內部顧客」,期能透過員工滿意(ES, Employee Satisfaction),而達成顧客滿意(CS, Customer Satisfaction)。藉由內部行銷的協助,企業將可以有效落實ES塑造「尊重個人、發揮潛力」的企業文化,以達到互動行銷的目的。因此成功的外部行銷及互動行銷,有賴於成功的內部行銷。多位學者皆認為內部行銷是外部行銷的先決條件(Foreman & Money, 1995;Pitt et al., 1999;Kolter, 2000)。Corrall和Brewerton(1999)更指出針對員工之內部行銷是行銷一個組織最便宜且最有效的方式。(註4)
參、企業界重視內部行銷
臺灣STARBUCKS總經理徐光宇表示STARBUCKS的成功沒有訣竅,「我們不是在店的產業來服務客人,而是在人的產業,提供一杯好咖啡及真誠的服務。」在STARBUCKS中,員工和諧、融洽的相處模式,真誠、優質的服務態度,是吸引顧客上門的最大誘因。而要讓顧客感受到這樣的生活經驗,首先要先讓自己的員工感受到,徐光宇表示「員工是我們最重要的資產,我們是要滿足員工的心靈,而不是要餵飽他們的胃。」即使面臨不景氣,STARBUCKS的業績並不受影響,因為當員工給顧客滿意的服務時,顧客會以相對的熱情回報,特別是當徐光宇知道員工主動到公司行號開發販售咖啡券,並且成果豐碩時,他覺得自己擁有這群互相尊重幫忙的員工,「同仁常對我說,要主動因應局勢,笑得猛一點,更認真的服務,一起開源節流,穩住熟客」。徐光宇說,STARBUCKS是舞臺,因為他Open Eyes,所以可以看到優秀的員工在眼前,「STARBUCKS因為有好的演員,所以3年來可以培訓員工達到質量並進的雙重標準,並不輸全球其他市場」,他重視員工的感受,以「Happy to Learn and Work Together」與員工共勉,重視員工的發展及潛能。(註5)
又如秉持著「員工第一,顧客第二,只有快樂的員工才有滿意的顧客」核心價值觀的美國西南航空公司(Southwest Airlines),成立以來連續28年盈餘,2002年營收55億美元,獲利率為美國航空業最高,在美國航空業大寒流的90年代,是唯一沒倒閉、股價反而大漲5倍的航空公司。(註6)凱勒赫(Herbert Kelleher)-西南航空公司的前執行長與創辦人之一,是位親切且能帶給員工歡笑的執行長,其鮮明的領導風格與隨時準備好舉辦派對的心情,以及對待員工如顧客之哲學,的確塑造出一個充滿愛的企業文化。當公司持續成長的同時,凱勒赫不忘提醒員工「當公司規模越來越大時,我希望我們的員工可以想得更細微、做得更仔細」。美國911恐怖事件發生後,西南航空公司一度每天虧損300至400萬美元,但仍然堅持不裁減員工,賦予員工家庭式的歸屬感,良好的團隊精神,強大的企業內聚力,是美國航空界最有生產力的團隊,每人平均每年服務2,400名旅客,員工流動率平均每年低於5% ,對凱勒赫而言,「員工第一」的原則代表了西南航空公司對所有乘客之服務品質的承諾與保證(註7),創造卓越標竿的典範。
104人力銀行針對全臺上班族進行抽樣調查,根據薪資、紅利、環境、成就感、認同感、主管風格、工作氛圍及上班動力等多項指標評估,結果臺灣上班族給自己打的幸福指數為71.9分。最值得注意的是,8成6的上班族認為,上班愈快樂,工作效率愈高。曾任哈佛商學院教授的大衛.麥斯特(David H. Maister)在他的著作《企業文化獲利報告》中指出,員工滿意度每提高1分、就能讓品質與客戶關係增加0.4分,而財務績效指數更能大增42分。(註8)
是故,公共圖書館應重視內部行銷的推動,對內凝聚共識與組織承諾,對外使員工具備讀者服務意識及服務熱忱,以提供優質服務予讀者。
肆、高市圖內部顧客經營
高市圖內部顧客經營的理念,朝向「管理方格理論」(註9)所謂理想的「高工作績效」及「高關心員工」著手,對整體服務績效及員工的關心程度都同等的重視,期望落實高績效書香團隊,為讀者提供質量俱佳的服務。近三年來內部顧客經營作為略述如下: (註10)
一、推動學習型及教導型組織
(一)重視成員的成長
(二)建立新知分享機制
二、建立標竿學習活動
(一)各分館間的觀摩及交流
(二)參訪國內績優公共圖書館
(三)觀摩國外圖書館
(四)吸取民間推廣學齡前兒閱讀經驗
(五)至各文學家紀念館取經
(六)學習社區營造之經驗
三、成立各種腦力激盪小組
成立活動創意小組、法規小組、網頁小組、建築規劃小組等團隊。
四、心靈的激勵
(一)生日的祝福
(二)佳節的慰勞
(三)對員工的關懷
(四)對同仁的激勵
五、工作環境的整體改善
(一)全館保全系統的設置
(二)總館、分館環境設施之改造
六、採取民主式領導,參與式決策
七、開放的溝通管道
八、落實品管圈
九、實施職務輪調
十、進行績效評估
伍、企業管理中之績效管理與評估
一、績效之衡量指標:(註11)
(一)效率(Efficiency):Do the things right(把事做對)
即指投入與產出之比,以最小的投入成本,營造出最大的產出,亦指生產力及成本效益分析。對組織內的作業程序、流程等應講效率性,使投入大於產出,為公司創造利潤。
(二)效果(Effectiveness):Do the right things(做對的事)
指產出到目標的距離,把欲達成的目標完成。凡事講求效果,作正確的服務,才能滿足顧客需求。而效果比效率重要。
(三)公平(Equality or equity):Do the good things
讓產出可以合理公正公開地分配,使大眾受益,共享成果。並使員工均能透過有效評估,衡量其投入→過程→產出,及目標有無公平分配資源,達成各員工、各部門之滿意程度,避免紛爭。並能兼顧公平考量給予適當報酬。
(四)競爭力(Competitiveness):核心競爭力
一個企業生存或與其他企業競爭的能力,利用核心競爭力,企業可以創造與其他企業成本更低或具有差異性的產品或服務,競爭力是企業成功的關鍵之一。要評價競爭力,需要確定一個比較競爭力的群體,根據目標時間在競爭群體中的表現評價它。亦即與可比較的競爭者、透過公平、公正、公開的評估方式。
二、訂定績效目標的原則:SMART原則(註12)
(一)Specific(目標特別、明確)
(二)Measureable(可衡量)
(三)Achievable(可達成、完成)
(四)Relevant, Reasonable, Result-oriented(有關連、合理,以結果為導向)
(五)Timely(掌握時程、建立時間表)
三、目標管理(Object Management)八項程序(註13)
(一)整體目標與策略
(二)分派部門工作目標
(三)共同訂定單位目標
(四)成員目標
(五)行動計畫
(六)執行
(七)定期評估目標達成度及提供回饋
(八)獎勵完成者
四、平衡計分卡(Balanced Scorecard)
平衡計分卡係由羅伯.柯普朗(Robert Kaplan)及大衛.諾頓(David Norton)二位管理大師於1992年所發表的策略管理工具,目前財星五百大企業已經有60% 的企業導入平衡計分卡制度,哈佛商業評論更稱之為近七十五年來最具影響力的管理工具之一。 (註14)
(一)平衡計分卡的概念
此工具觀念主要以「平衡」為訴求,尋找企業內部與外部績效間、過去與未來績效驅動、客觀與主觀衡量、以及短期與長期目標構面間之平衡狀態。
(二)平衡計分卡架構圖
此工具可以將公司之策略,透過財務、顧客、內部流程、及學習與成長等四個構面來檢視公司,即分別為:
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財務構面:股東對組織的期望;
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顧客構面:目標顧客對組織的期望;
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內部流程構面:為了滿足目標顧客對組織的期望所應有的傑出表現;
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學習與成長構面:用以支持上述三大構面所需具備的能力與技術。
(三)平衡計分卡的運用
藉由平衡計分卡的設計,使管理者澄清願景與策略,溝通連結策略目標與衡量的基準,規劃與設定績效指標,並在目標展開的同時,經由績效面談、雙向溝通並調整行動方案,以及加強策略性的回饋與持續的教育訓練,達成績效發展的目標。
五、績效評估(註15)
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Who:直屬主管.管考部門.顧客滿意.360度評估
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Whom:組織.部門.小組.個人
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What:績效項目.績效尺度
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What’s next:考績、獎懲與升遷、效率、效果、公平、激勵與領導
陸、高市圖評鑑業務分享
適當的激勵制度可以有效激發員工的工作意願與滿意度,使員工更加樂在工作。激勵制度的主要目的在於提供誘因,希望能以軟性的手法引導員工朝著企業所期望的方向努力,並讓員工樂於追隨。自94年起建立分館營運績效評鑑制度,由各分館參與評鑑方式的擬定,包括評鑑委員的組成與聘任、評分標準、時程安排…等。
95年起評鑑增為2次,每次邀請5位評鑑委員至各館進行實地考核,評鑑結果作為各分館績效及個人考績與升遷之參考,不但有效改善服務品質,更達到建立激勵型績效評鑑制度與內部標竿學習之目的。
一、本館業務評鑑實施計畫
(一)高雄市立圖書館(以下簡稱本館)為了解分館績效表現、激勵創新服務及提升整體營運品質,特依據圖書館法第17條之規定,訂定本實施計畫。
(二)評鑑時間:每年6月及12月各辦理1次。
(三)評鑑對象:本館鼓山分館、旗津分館、楠梓分館、左營分館、三民分館、新興分館、鹽埕分館、前鎮分館、寶珠分館、南鼓山分館、翠屏分館等11所分館。
(四)評鑑委員:聘請5位評鑑委員包括圖書館界學者專家3位、民間關心圖書館人士1位、媒體記者1位,受聘委員須參與年度2次評鑑,以符合公平客觀原則。
(五)評鑑項目:
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以各分館加強服務品質業務績效考核評分、英文會話、善用社會資源、申請其他單位補助經費、館長評分及問卷調查等評鑑項目共6大項。
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第2次評鑑酌予增列「進步分數」項,以鼓勵追求進步之分館。
(六)評鑑方式:評鑑委員至各館實地訪視,每一分館時間為30分鐘(包含簡報20分鐘、現場參觀10分鐘),委員依照考核評分表所列項目予以考評,評定各館成績,並提供優點、缺點等建議事項。
(七)評鑑成績:第1次評鑑成績占40% ,第2次占60% 。如評鑑期間遇館舍進行空間改造或其他重要因素,不克參與年度2次評鑑者,則以該次接受評鑑成績100% 計算。
(八)評鑑業務行前說明會:於評鑑前針對評鑑目的、對象、時間、行程及計分方式等向評鑑委員說明。
(九)評鑑綜合座談:評鑑行程結束後於總館召開綜合座談,由館長及各單位主管共同參加。
(十)獎勵措施:評鑑結果取前3名,第1名列「特優」、第2至3名列「優等」,評鑑成績並列為年終考績之參考;連續2年第1名可以免參加1年評鑑。
(十一)預期效益:
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落實顧客導向、績效評估制度,提高團隊凝聚力與向心力,追求卓越精神。
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有助於長期經營目標之擬定與執行,提升為民服務績效。
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透過評量作業確實了解各分館運作情況,藉以通盤考量各館人力與經費分配,進而提供組織變革及爭取經費與人力之參考依據。
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結合社區資源建立良好公共關係。
(十二)本計畫提送館務會議通過實施,修正時亦同。
二、本館業務評鑑項目
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