【摘要】

　　「公文處理現代化」乃為－融合「公文管理」、「繕打管理」、「公文電子資料傳送、接收」等電腦化作業處理，以期達成精、速、實、簡的公文處理終極目標。研考單位或各級主管在公文稽核追蹤管理時，更可因此充分掌握整個公文的流程，這使得公文的稽核管理發揮了最大、最有效率的功能。省府文化處能以最少的人力與經費，突破層層困難，勉力完成該處公文處理全面現代化之目標，實屬難能可貴。其間雖遇到了不少的困難和阻礙，然皆能一一克服，其做法和精神確實是值得各級政府機關效法，期許各級政府機關能以此為模式和範例全力推動，再接再厲，共同開創政府行政革新的另一章。

關鍵詞：公文管理、辦公室自動化、行政革新、使用者滿意度、使用者參與、群組軟體、電子化政府、網際網路

一、前言

　　「公文處理現代化推動方案」乃政府機關辦公室自動化重大政策規劃項目之一。在現今一切講求速度、效率的大環境下，電腦化管理已成為達到此目標之不二法門。「公文處理現代化」乃為一融合「公文管理」、「繕打管理」、「公文電子資料傳送、接收」等電腦化作業處理，以提升行文時效，加強內部公文管理以期達成精、速、實、簡的目標，所謂精、速、實、簡亦就是公文品質的精緻與提升、快速有效率的公文處理、公文流程能確實掌握及操作環境的簡易便捷。精：公文品質的精緻與提升，期望能達到有ISO9000的品質。速：公文處理利用電腦化作業，能有效率且迅速的處理公文提升行政效率。實：公文稽核在公文處理亦佔有重要的一環，所以整個公文流程能確實掌握，發揮稽催功效。簡：公文的操作如能考慮簡單容易、方便、快速上手操作為設計理念，就更能提升使用者的使用效能。以上四點正是推動「公文現代化」的首要目標。

二、相關文獻回顧

　　Ein－Dor P.和 Segev E.曾在“組織與成功MIS的關係”一文中指出：組織規模愈大，其資訊電腦化成功的機會就愈大，而且集權式的組織結構將更有利於電腦化的成功。省府文化處於民國八十六年五月十五日成立時，組織架構呈現的是分權化（充分授權）的特性，而且全處組織規模很小（含工讀生、臨時工、工友、技工、司機、約聘僱人員全部亦僅八十人左右）；因此，在推動辦公室自動化過程及條件上而言，是較不容易成功的。

　　然真正影響公文處理現代化（電腦化）成功因素為何？本文提出使用者參與、使用者個人特質與使用者滿意度三項影響因素理論基礎之相關文獻，僅說明如下：

　（一）「使用者參與」對電腦化效益之影響。

　　一般而言，使用者參與組織決策（包括電腦化），可以增加他（她）們對組織目標、組織變革的暸解，並可減少其心中的疑慮和抗拒，而獲得較高的成就滿足和工作滿意程度（Carroll and Tosi，1978）。亦有學者指出，使用者參與可以確保決策品質和正確性，並可大大提高生產力（Monge，1986 & Shashkin，1976）。Edstrom、Maish、Swanson等曾實證指出，使用者參與系統設計與其電腦化後工作滿意度成正向關係（葉堂宇，民84年）。Schewe更強調，使用者與系統規劃設計人員充分合作且關係良好時，將可使日後電腦化效益達到最高，且工作滿意度亦相對提高（Schewe,1976, P.580）。組織電腦化將立即改變員工之工作內容，因而，員工將必需重新學習和調適新工作內容；若電腦化規劃時，未將訓練和溝通列入事前的重點工作，則員工較容易產生排拒心態，將嚴重影響電腦化效益。有關這方面之文獻彙整如表1。

表1　「使用者參與」文獻彙總

資料來源：王廷俊（民81年，p35-36）

　　而使用者參與將可發揮何種效益，表2有詳細的文獻彙整和分析說明。

表2　「使用者參與」之發展效益

資料來源：參考梁進聰（民76年，P7-8），孫景武（民71年，P17）碩士論文彙整

　　lves and Olson對表2亦持一致的說法,其更具體以圖1表示如后，其中認知因素（cognitive factor）為表2的1.-3.項，而動機因素（motivational factor）則為4.-10.項。

資料來源：Levs and Olson(1981, P.588)

　（二）「使用者個人特質」對電腦化效益之影響

　　關於使用者個人特質對電腦化效益影響最早有完整實證研究的為Zmud, R.W.的“個人特質的不同和MIS成功因素”一文（Zmud，1979）。他指出使用者個人特質影響電腦化效益最大的部分為：（一）個人的知覺和思慮，（二）人格，（三）個人的人文情境變數，包括智力、才能、性別、年齡、工作經驗、年資、教育程度、職業和職位等。Daniel Robey以激勵的期望理論為基礎，並修正期望模式對電腦化效益提出評估時，亦將使用者個人特質列入影響效益的重要因素（Robey 1979，P.527-538），如圖2。

資料來源：Robey, Daniel(1979)"User Attitudes and Management Information System Use." Academy of Management Journal, 22 (September), P.535。

　　Dickson and Simmon也同時認為個人特質（如年齡、服務年資、職位等）會影響電腦化的效益和環境變革後的適應力。他們對員工抗拒電腦化原因因職位不同而有重要的實證結果分析如表3。

表3　員工職位與抗拒組織電腦化原因比較

資料來源：Dickson, G.W.and Simmon, J.K. "The Behavior side of MIS", Business Horizons, August 1970, P.56

　　其他相關文獻彙整如表4：

表4　「使用者個人特質」文獻彙整

資料來源：參考王延俊民81年(p.37)碩士論文修正

　　然而，梁進聰（民76年，P.77）實證調查研究分析結果並沒有支持使用者的個人特質（尤其是職位、知識及使用經驗）和使用者滿意度及使用者參與有相關影響；顯示該個人特質對電腦化效益並無直接影響。這些不同的實證分析值得研究者再做探討。

　（三）電腦化效益指標：

　　使用者滿意程度（User Satisfaction）在效益評估上是一項非常重要的指標，在電腦化效益評估上它更是成功的關鍵指標之一。Fishbein & Ajzen（1975）與Baroudi，et al.（1986）就以使用者滿意度做為衡量資訊系統的成功指標，其研究指出，使用者滿意度高，則使用率就高；並不是使用率高就會產生高滿意度。Dennis F. Galletta & Albert L. Lederer（1989，P.420）則將使用者滿意度列入個人性效益中，以有別於經濟性效益。

　　本文以為Bailey＆Pearson（1983）對滿意度的定義，認為在特定情境下，某人對所有影響此情境的各種因素的情感或態度之總計，也就是一個人對一組因素的正或負的反應總合較為適當。雖然亦有學者如Kao & Kong & Taylor（1982, P.59-60）曾對香港地區的中國人做過實證調查顯示，中國人的員工對上級命令多半順從，對業務電腦化也較少抗拒，大多都抱持宿命論者的觀念來接受這些變革。然本文以為，只要有良好的問卷設計，使用者的真正滿意度並非難以測得。有關工作滿意度重要理論及文獻彙整如表5。

表5　「工作滿意度」文獻彙整

資料來源：作者彙整

　　本文提供以上文獻資料，可與省府文化處推動公文處理現代化過程所發生之困境相互印證，並提供其他政府機關日後推動任何事務電腦化之參考。

三、公文處理現代化、電腦化、網路化之系統功能

　（一）公文處理現代化系統的範圍：

　　公文處理現代化系統包含「公文傳遞」、「文書製作」、「稽催管制」、「檔案管理」等四部分，如圖3。至於「公文交換」部分因目前尚無法和其他機關（未電腦化）普遍相互連結傳遞，省文化處暫不架構「公文交換」系統，只預留介面，以備將來行政院擬訂並推動電子公文交換作業規範時，系統不需做大幅度的變更便可立即上線連結使用。

　（二）公文流程說明

　　本系統的流程說明如下：

　　我們把整個公文流程分為四大部分，也就是「總收文」、「承辦人」、「各級核稿及判行人員」和「文書股發文及檔案人員」等四大部分。接著我們以一個正常公文文件做流程說明，如圖4。

資料來源：作者整理

　　首先，公文到達的方式是實體公文函件（爾後可能是透過公文電子資料交換介面），總收文在收到來文後需先在「收文」處做簽收的動作。所謂的收文，就是把來文的基本資料如：來文單位、字、號、日期及來文主旨大要鍵入電腦（承辦人在擬簽、稿時可以複製此欄文字，不必重新登打再鍵入一次），並由電腦自動產生收文文號，如果該文是經由公文電子資料交換介面傳來的公文，則總收文僅需在電腦上點選該電子文號，即可產生本處之收文號。有了收文號後，總收文便依據該公文的承辦性質點選承辦人，也就是所謂的「分文」了。

　　總收文做完「分文」後，須將實體文交給該承辦人，該承辦人於電腦上簽收完該公文後，即可依據公文實際內容辦理擬稿。倘若是自發性的創簽、稿，則於發文或歸檔時給號或登錄。

　　承辦人擬稿後，便將該公文傳給下一階段處理人員之電子信箱，下一階段有可能是陳核或是會辦等單位。若是陳核之公文，陳核後亦可能會再會辦到其他單位或是作「退稿」，退回原承辦人。特別聲明的是，公文在此階段完全依據正常的公文流程傳遞到下一個人的電子信箱，也就是電腦流程完全取決於實體文流程，絲毫沒有違背公文實際辦理流程。而批示後的公文便傳到下一個部分，也就是將公文交由文書股進行發文資料的核校、用印，最後真正發文；並於發文後將公文直接送達檔案室歸檔，若該公文毋須發文，亦於此階段作歸檔。而整份公文從總收文給了收文號後，一直到歸檔，承辦人及被授權的人（譬如研考稽催人員或是上級長官），都可以利用電腦查詢到該公文的停留點及停留時間，完全掌握該公文的流向及辦理情形，發揮電子化處理公文的最大效益。

　（三）系統架構

　　為配合實際公文作業，系統架構如圖5，包含如下：

1. 總收文作業：供總收文單位作收文、分文及改分公文之用。
2. 承辦人作業：為本系統最複雜的部分，囊括了承辦人辦理公文的所有可能流程，諸如：公文簽收、擬簽、擬稿、會辦、影印分會、陳核、存查、歸檔等。
3. 核判管理作業：供長官批核公文作核判紀錄之用。
4. 查詢稽催作業：專供稽催人員作查詢、稽催之用，並可列印各式稽催、公文時效等報表。
5. 發文列印作業：供總發文列印欲發之實體文，並可作發文管理及列印發文統計表。
6. 歸檔作業：包含檔案室的各項作業，如編製檔案、冊次、流水號、公文歸檔、調卷、催還、銷毀等。
7. 系統管理作業：可設定整個系統運作的環境參數、管理使用者權限、密碼及執行轉檔、備份等作業。

資料來源：作者整理

　（四）系統模組

　　該系統係利用群組軟體Lotus Notes開發設計，而設計的理念則採用堆疊式模組化系統，如圖6。

資料來源：作者整理

　　簡單來說就是利用堆積木的方式，將各個獨立的模組組合起來，而各個承辦人及作業單位都是一個獨立的模組資料庫；這樣的作法，不僅可以加速系統運作效率，並可利用資料庫將所有的資料庫連結在一起，如此可達到公文處理電子化的功能，並可加強公文查詢、歸檔及稽核管理等功能，且對於以後如果作業單位或組織擴充時更可利用堆疊模組的方式，很容易將系統及資料庫整合起來，而不需再修改系統內容；如此的擴充方式絕對是最簡單及最符合效益的作法。而在各資料庫之間，均採用電子郵件來做傳遞介質，不僅可充分利用網路資源，並可把公文處理的觸角延伸到辦公室以外的地方，只要攜帶著筆記型電腦，走到世界各地透過網際網路，就可連接到本處伺服主機直接處理公文，真正達到行動辦公室之目標。而在安全方面，Notes具有良好的安全控管功能，對任何人員或資料庫均可設定安全控管，可避免公文洩漏的困擾。且在各獨立資料庫之外，還有一個主系統公文索引資料庫及稽催統計處理功能，使用者不僅可經由索引的方式迅速及確實找到要查詢的功能，更可掌握各公文的流向及處理狀況，達到稽催管理功能，提升公文處理效率，另外還可隨時列印各式統計資料以達到公文管理之目標。

四、省府文化處現有系統環境簡介

　　文化處目前的硬體配備有：伺服主機2台，一台是Notes伺服主機，另一台為Web伺服主機；Notes伺服主機負責處理公文系統、辦公室自動化及資訊管理系統用；Web伺服主機，則專門負責利用網際網路與外界溝通連接。另還有一部防火牆用伺服主機，係採用Check-Point的防火牆軟體，此軟體目前是評估最具安全保密的防火牆軟體之一，用以防止不法份子利用網際網路侵入該處主機，破壞資料。另外在處長、副處長、主任秘書、專門委員及各科室分別配有個人電腦共64台、印表機33台，供各單位承辦人及核稿、決行人員使用。為了將以上設備連結起來，文化處同時在已架設的網路系統中，採用Windows NT的作業系統以及TCP/IP架構，並利用網管軟體來管理整個網路運作狀況。

五、省府文化處建置期間可能發生問題與分析

　　在每一套系統的建置導入過程，一定會遭到各種困難的狀況。文化處在推展公文現代化的過程，亦曾遭到類似情形，幸賴該處長官們的大力支持以及同仁們努力不懈的精神，終於渡過種種的困境，達到目標。以下是該處在建置期間所發生的問題，在此提出來供各位參考。

　（一）處內公文流程未先確定

　　由於以前公文均是由人工在跑流程，現要改為電腦化之公文流程，所牽涉的範圍、制度、流程等資料庫進出權限之設定均較為複雜。而電腦化的設計的結果若遇到要修改，並不像是平常可用修正液塗掉，再用筆改改就可，其過程要花費的時間、人力實難以計算。在系統設計初期，雖有經過分析、討論，但由於處理的流程，該處在事先無法取得各承辦人員的共識（此為全國第一個公文處理電腦化的實作機關，同仁們並無充分資訊，知道詳細流程內容，只有邊做邊修），以致於所設計好的流程及架構，為了配合使用單位的需求經多次的修改，不僅使得系統開發時間增加，導入時間增長，更造成人員工作量加重，人員容易產生倦怠情形。

　（二）使用者恐懼電腦，對電腦化作業排斥

　　任何人第一次接觸新科技產品，或多或少都會有些許的排斥與恐懼。在我們推動處內公文處理電子化初期也遭遇到相同的問題；這是我們處內第一次全面推動電腦化，我們很清楚的看出，平常或之前有用過電腦的承辦人，對電腦化接受度頗高，反之平常沒有使用電腦的，排斥電腦化聲浪最大。歸納其原因，不難發現，由於使用者根深柢固的公文辦理方式，在一些細節的部分，以往還可以用人工方式修改處理；因此當面對電腦化嚴格的流程管理時，一則恐懼接觸新資訊器材，一則擔心嚴謹的電腦控管會影響到個人日後的考核，排斥、抗拒的心理油然而生是可以理解的。而面對此種情況，我們最需要的是長官對電腦化的堅持與鼓勵，讓電腦化成為一種必然的趨勢與目標，自然各業務單位必將使用電腦認為是一種必備的工作技能，而自我要求。如此不僅可加速公文電腦化的時程，他日，推動各項電腦化業務時，便可越過此過渡期，將排斥的狀況減到最低。

　（三）平行作業期間工作量增加

　　電腦化作業的一大目標是為了減少工作時間，減輕工作負荷。但在系統上線初期，為了確保資枓的完整性與正確性，因此會有一段時間是電腦作業與以前的人工作業並行。也就是一份公文不僅要在電腦上簽辦，同時也要與以前一樣，實體文用人工再簽辦一份。但我們要了解，這純粹是一段過渡期，系統愈穩定，自然平行作業的時程也愈短，而公文資料的重要性亦非一般文書資料所能比擬，自然平行作業更是疏忽不得。我們期望的是透過完整的平行作業階段，把系統設計得更加完善，減少日後軟體維護的人力與成本。

　（四）電腦設備及功能不足

　　在系統上線初期，文化處原本僅有個人電腦二十多部，網路佈線節點亦不充足，各項電腦週邊設備及功能也都嚴重不足，而該系統軟體在初期使用上的功能設計亦不甚完整。不僅使用者對電腦設備的使用有捉襟見肘的窘況，更令人懷疑電腦化的程度，實際功能與推廣層面是否在當下是值得用全力去投入。但隨著此專案的推動及多次的溝通、協調甚至集合全部員工辦系統說明大會等，以及新的電腦設備陸陸續續的添購，系統功能也逐一地加強，網路節點的佈線齊備，各項系統功能的擴充，因應全球資訊網的架設，更擁有自己的Web伺服器，也設定了網路防火牆。如此，才讓一切作業朝向真正的電腦化作業目標一步一步的邁進。

　（五）教育訓練成果不佳且時間不足

　　由於此次電腦化是該處處內全面推行（直接傳遞公文到各承辦人處），各單位使用者對電腦的熟悉程度並不一致，而教育訓練之前亦未讓使用者做好適當的心理建設與溝通（時間倉促）。部分使用者甚至在還未弄清楚教育訓練的目的及電腦化的重要性與迫切性時，便莫名其妙似的要接受新的工作模式；導致教育訓練及實作時動作遲疑、意見分歧，以致成效不彰。作者發覺，在這種情況下，廠商及使用者所需付出之時間與人力都比預期的來得多，而教育訓練之後，接著便是系統上線，在時程安排緊湊的狀況下，教育訓練時間更是倍感不足。爾後如有類似電腦作業，在推廣前，替代人力的安排與訓練應儘早進行。例如，該處這次電腦化作業，就必需事先讓相關使用者接受適當的、充分的電腦基礎訓練課程，使每一位使用者對電腦的使用均先能駕輕就熟，不再因恐懼、不信任，而產生排斥心理。進而再進行公文系統的教育訓練。如此，必能化阻力為助力，事半功倍，使業務電腦化推廣更為順利。

　（六）實施初期系統穩定性不佳

　　系統上線初期，系統的穩定性不佳，主要歸納為下列幾個因素：首先，也是剛才作者提到的第一個問題，由於系統初期未先確認流程，程式一再的翻修；修修改改之間，便影響到系統的穩定性。或程式修改時，考量並不完整，此時亦有可能會導致當機而直接影響到系統的穩定性。其次，系統原先設計時部分欄位的考量不夠周延，對於非正常性的輸入無法做有效的控制，以致於承辦人輸入不正常資料時，系統無法做出警告提示，造成導致當機或資料遺失的可能性大為增加。另外，某些使用者可能慣用某些軟體的部分特定功能，而要求程式設計師新增這些功能；但這些功能並非原先系統設計之初整體考量開發出來的，不僅會增加程式運作時系統的負荷，若稍有不慎，更可能會破壞原有系統的穩定性。因此，針對使用者的新需求，正常處理方式應以必需、迫切、且全面性的需要為考量點透過與最高權限者的討論才做變更，而非漫無止境的由任何人任意建議增加功能就立即做變更，導致增加系統負荷。

　（七）最後，應特別提到的是區域網路品質不佳的問題：(這一點以硬體部分牽涉的層面為主要因素)

　　由於省府文化處對本系統的要求是公文要直接傳遞到每一位承辦人，因此週邊設備的擴充，主機的負荷要比原本預估設計的要大得多，而公文作業時間又往往會集中在某一個時段，導致某時間點的電腦使用率驟增，主機不堪負荷，當機的可能性大為增加；針對這一點，該處除對主機進行升級，並加快處理器速度外，也應大幅增加硬碟及記憶體空間；以期提供使用者一個更有效率的電腦操作環境。其次，由於網路卡介面上的問題或是網路佈線及集線器的品質都可能導致網路斷線，這些問題也應由廠商指派技術人員進駐立即處理改善較宜。

六、效益分析

　　在文化處實施電腦化公文管理系統這段期間，雖然曾遭遇重重的困難，但經該處各位同仁的同心協力之下，將困難點逐一克服了，並且也得到實際的效益。僅將該處實施公文處理現代化的效益分析如下：

　（一）利用電子郵件傳遞公文，提升效率

　　充分利用網路及電腦設備，建立每位員工的電子郵件信箱，所有的公文均經由電子郵件傳送，大大提升公文傳遞的時效，也避免了人工傳遞公文的缺點，使每位同仁在處理公文的效率上大為提升。

　（二）達到公文用紙減量目標

　　由於採用公文處理電子化的方式處理公文，大部分的公文均轉成電子文（尤其是創簽稿），即所有的資料均存在於電腦內部，隨時由電腦裡查詢批閱及稽催公文，而不需用傳統方式列印出公文再送請核示及稽催。在公文用紙方面可以大幅的減少。若能繼續增強機關間電子公文傳遞的系統功能並結合辦公室自動化系統，辦公室無紙化的目標將指日可待。

　（三）利用電腦做稽核管理

　　根據以往研考單位做公文稽核追蹤管理時，常遭到很大的麻煩；即可能要一關一關的追查公文傳到何人手上，然後再催促請其繼續傳遞處理。如此，要稽核公文所花的時間和精力真是無法統計。現在，公文管理交由電腦來處理，從收文開始就已有記錄公文收到的時間、流程及處理情形，如此便可充分掌握整個公文的流向；甚至收到時間、發出時間、在某位承辦人停留的時間以及公文目前的處理狀況等，在電腦裡都可以很容易的掌握到相關資訊；甚至稽核人員或各級主管亦可利用電子郵件公告欄來催促承辦人儘速處理公文或查詢公文處理進度等功能，這使得公文的稽核管理發揮了最大、最有效率的功能。

　（四）公文處理更具安全性及保密性

　　在文化處所使用的公文管理系統中，對整個安全控管方面，已妥善的處理。即一方面結合群組軟體（Notes）本身的安全控管功能，另一方面規劃文化處各層級人員的安全控管權限，使得從本身電子郵件到公文資料都依自己的權限能力處理份內工作。每人均有自己的ID（密碼）來控制公文的處理、查閱和修改等權限功能，使得公文不致於因疏忽或其他因素導致內容外洩而引起不必要的困擾等問題。另外，該系統也考慮到代理人制度，如承辦人或各層級主管人員因故無法處理公文時，只要建立好代理人制度並賦予代理人權限時，代理人就可進入代理其處理公文。不致使公文因承辦人或主管不在，而延誤處理時效。

　（五）結合網際網路及GSN以達成行動辦公室之目標

　　為因應網際網路的使用，文化處在系統規劃時已設計將來公文的處理可以不分時間、地點的在線上進行。亦即只要電腦內建有Notes軟體，經由網際網路或政府所提供的資訊網路，均可連結到該處伺服主機，透過密碼直接進入處理公文，達到『行動辦公室』的積極目標。

　（六）檔案管理、歸檔、調卷及查詢快速簡易且方便

　　省府文化處亦利用電腦光碟（MO）儲存公文檔案及製作備份。在檔案管理上，因電腦的儲存空間很大，能存放大量的公文資料，且可依不同的分類搜尋公文檔案，如日期、承辦人、公文分類、文號等均可快速找到公文資料；不用再像以前調閱公文檔案需花費很長的時間而影響到行政效率。且公文資料依性質區分開放查詢，無論是歸檔或是處理中的公文，均可容易的查詢到該筆公文的所有資訊，真是快速、高效率的文書作業模式。

　（七）利用圖形介面，操作容易

　　文化處公文管理系統利用視窗環境，點選圖示的方式，使得操作非常方便。在畫面上亦使用顏色來區分不同的資料內容以及建立詞庫功能，將常用語建立在詞庫內，隨時取用，免除中文輸入耗費時間。在整體系統的操作上，讓員工均能很快速而順手的操作使用該系統。

　（八）採用堆疊式架構，系統擴充或與其他附屬機關整合容易

　　該系統設計理念採用堆疊式架構的設計觀念；如同堆積木原理一般，可將整體的基本架構預留擴充環境。所以無論是業務單位或人員的增加或是與附屬機關的整合，都可另做規劃、立即架構；亦即只要把每一個單位都看成一個模組，架在基礎架構上就可順利運作；且每一模組均屬同一架構，在資料互通、系統整合上已完整考量。因此在未來如果要推廣到各附屬機關，只要採用同樣的軟體架構，再利用網際網路做溝通橋樑，便可將所有附屬機關立即整合連結起來，不必再耗資汰舊換新或建置龐大的硬體設備予以整合。

七、未來推動辦公室資訊作業之目標建議

　　以文化處為例，其公文處理的現代化、電子化及網路化設計施行，僅是規劃、設計各級電子化政府的開端而已；在未來政府整體的推廣整合來看，仍有許多有待努力、加強的地方，各級政府應本著「一步一腳印」的精神，亦步亦趨、大膽嚐試，快速的走向未來全面資訊化的目標。以下係作者對政府資訊作業應努力目標的建議，也是作者個人內心最大的期許。

　（一）整合電子公文交換、達成電子化政府之最高目標

　　文化處公文系統完全遵照行政院所頒佈文書處理檔案管理手冊的規定設計完成;但由於目前仍有電子文與實體文並存的困擾，未能完全採取電子文；將來俟行政院公文EDI的標準頒佈實施後，該系統應立即配合公文交換標準，產生傳遞介面之統一規範，立即配合完成電子化政府的第一目標。

　（二）結合機關內部其他辦公室自動化系統，全面提升行政效率及品質

　　在所有辦公室自動化系統來看，公文處理僅是其中的一部分；還有其他如：人事管理（差假、加班等）、財務管理（合約、費用申請、請購、領物管理等）、企業管理（行事曆、會議管理、業務管制、交辦事項等）、資訊管理（ISO9000文件管理、法規、文件檢索等）等系統都是尚待努力達成的目標。這些系統如能逐項建置架構訓練完成並整合起來，相信必可大幅提升政府的行政效率及服務品質。

　（三）連結各附屬機關行政管理系統，充分了解其財產管理、預算控制、人事差勤等各項作業資訊

　　除了辦公室自動化系統外，各級政府還有行政管理系統如人事薪資、差勤、財產管理、預算控制、會計管理、資金管理、展演活動、推廣教育活動等等的作業需求，這些系統如能逐步導入，運用到各附屬機關，並利用網際網路的連結，將內部管理結合推展到外部管理；如此，在管理層面上，應更能使政府發揮突破性的控制功能，更能提升機關間的行政效率。

　（四）整合影音處理、發揮視訊會議效果

　　鑑於未來電腦化的趨勢是走向多媒體的影像、聲音、圖形及彩色的世界，所以未來的電腦化規劃目標，也應規劃利用網路將多媒體資料傳送到各附屬機關；而且，爾後會議亦將可整合納入視訊會議功能，除減少人員出差之成本、時間等花費外，亦可使公務之處理，在時效上之效率大幅提升。

　（五）加強稽核管制功能，評估機關人員及預算執行等工作效率，真正做到企業化政府成本效益分析之功能

　　電腦的功能除了可達到儲存資料、查詢資料、顯現工作流程以及可以立即製作各項統計報表等功能外，該系統最重要的一環是：每一節點都可以做稽核、管制和追蹤的功能。如此，才能防患未然;適時作較適當之決策，減少不必要的延誤和損失，並可大大提升工作效率。例如，在財務方面整體的預算、決算等執行情形，如能在關鍵時刻做良善的稽核管制，定可避免浪費及執行不力的情形。首長更可隨時掌控各項預算之成本效益，運用該資訊做較滿意之決策。如此，定將能發揮企業化政府的最大效益。

八、結論

　　公文處理電腦化係電子化、網路化政府建置過程的必要途徑，省府　文化處能以最少的人力與經費，突破層層困難，勉力完成該處公文處理全面現代化之目標，實屬難能可貴。而且，文化處還訂定了公文處理實施要點、機房管理辦法、資訊作業危機處理辦法等計畫和訓練，其做法和精神確實是值得各級政府機關效法，期許各級政府機關能以此為模式和範例全力推動，再接再厲，共同開創政府行政革新的另一章。

　　本文在實證調查上，因研究時間上之限制並未進行，有待下一次更進一步針對使用者滿意度再做完整的調查統計與分析，以便更進一步提供政府決策之參考。