無論以何種媒體型態保存資料，資訊的整合才是最需關切的問題
資訊蓬勃的發展，新聞媒體成為現代重要的生活資訊來源，無論工商市場動態、流行廣告、政治評析、行政法令公告、施政措施、環保意識教育、民意調查，林林總總，條條新聞反應出社會的變遷，成為歷史的佐證與研究的參考，更可做為與民眾雙向交流的媒介，欲洞察先機、掌握新知，以前瞻未來，新聞媒體是最不可或缺的最新最速利器。自報禁解放以來輿論自由，各報社莫不各顯神通，求新求變，百家爭鳴，在出版與傳播快速成長趨勢，如何有系統完整地蒐集、整理並有效提供讀者便捷的查檢方法？圖書館傳統的人工報紙剪輯作業是否能滿足現代社會的需求？圖書館的剪報工作該何去何從？
新聞報紙刊載涉及廣範，幾乎無所不包，且最具時效性，是許多參考諮詢問題的解答工具，然而浩瀚新聞海中，如何選擇報紙、文章、收集主題與範圍、分類法、檢索點、題名的認定、檢索的方法、以及人力的分配，都是圖書館參考服務所要面臨的問題，資料收集的完整性、正確性、適合性、檢索簡易、以及鍵檔時效性等都應列入考量，國立政治大學社會科學資料中心於民國52年開始每年編印紙本式中文報紙論文分類索引，收錄有關社會科學論文之索引，至民國85年與漢珍圖書公司合作改以光碟版發行，每年更新二次（包括回溯資料），另外也提供入會制網路線上查詢服務。國立中央圖書館臺灣分館（以下簡稱本館）自民國七十七年起收集有關臺灣論述之報紙剪輯，收錄二十三種報紙，至民國八十三年共收輯145冊A3尺寸活頁夾檔案，幾乎佔用兩座四層高的書架，共分三十七大類，一六四小分類，讀者僅能以大類逐頁翻閱。為順應電子科技時代趨勢，以及解決傳統人工檢索和展示空間等問題，本館於民國84年正式採購光碟系統，進行回溯和新資料鍵檔工作，目前已完成回溯鍵檔自民國七十七年至民國八十六年二月（截至民國八十六年四月止），共計24120筆資料，讀者可以分類號、著譯者、篇名、專欄名、日期、報刊名、版次、檔案編號等做綜合性查檢。本館亦提供雷射列印服務，效果頗佳，每張收費三元。本系統硬體設備包括電腦主機、檔案伺服、掃描器、光碟櫃、兩部查詢工作站、雷射印表機、列印伺服器等。目前本館報紙剪輯工作由參考組五位同人負責圈選、剪貼、標示日期、分類工作，另一位同仁負責掃描鍵檔。剪報是一件費時費力的工作，因此各圖書館以主題分工擷集是必要的，台北市立圖書館為公共圖書館以收錄一般性地方新聞為範圍，其各分館則以各館典藏特色為剪輯主題，例如錢穆圖書館和林語堂圖書館以創辦主旨為主題，清江分館則以體育為主題等；均以紙本式剪報提供讀者查閱，國家圖書館因已採用中央通訊社新聞剪報網路系統以及政治大學的中文報紙論文索引，因此其參考組僅就參考資料諮詢用途做紙張式剪報；美術室自民國七十六年起收錄美術與音樂方面剪報，法律室以現行法規分類，但是只保留近半年內之剪報，由此可見圖書館各館各室在人的分配條件下，依各館室之需求選擇剪輯之主題特色以及保存與使用方法，其內容各有差異，以最小重複性為原則而達到分工合作，資源分享的目標。
由於圖書館人力有限，無法提供專業性服務，民間有些商情資訊公司提供更高效率的服務品質，對原始資料加以分析、比較、整理，並提出預測報告與建議方案，以計價收費方式提供客戶。圖書館剪報固然有其不同的服務性質的對象和不同程度的服務任務，但是也值得引以為參考借鏡。中央通訊社除了該社所採訪之新聞電子資料庫外，另有收集國內各報報導性新聞，選定較代表性者建立全文檢索系統，提供了網路線上查詢和光碟版發行兩種方式服務；收費前者較高，但時效性較後者快。由於著作權法問題，中央通訊社新聞剪輯系統以收錄報導性新聞為原則；近年來雖也增加專論的索引，但是仍無法提供複製之專論性全文內容，這也是圖書館未來採取電腦資料庫作業時有待解決的問題。
資訊電腦化是必然的趨勢，但是在各報社尚未普遍新聞電腦化之前，圖書館傳統人工剪輯工作仍有其必要性，各圖書館在經費允許下可採購現行出版新聞光碟或線上付費的網路資料庫，而報紙合訂本仍不失有補足其缺的價值性。如有報紙剪輯之考量，則應視人力之可行性和讀者需求，比較各圖書館和坊間機構現已進行之作業內容，加以比較後再決定剪報的主題特色、範圍和使用性質，以避免資訊的重複與氾濫而浪費人力、物力、時間和空間。電腦化需要龐大經費預算，然而選擇系統更是一門大學問，因此做決策者應審慎分析與規劃，系統維護亦不可忽視。
多媒體發展的時代，無論電腦資料庫或紙本式存檔均有其生存的空間，線上網路查詢也有上線塞車或當機的時候，或者維修停用期。因此，傳統人工剪報方式仍具有其保存與利用價值，圖書館應就其服務項目、服務內容、人力、預算與短中長程目標為考量，並評估相關的各種媒體型態之出版，以決定該圖書館的剪報未來方向，然而無論以何種媒體型態保存資料，資訊的整合才是我們更需關切的問題。另外，圖書館剪報服務與坊間專業資訊公司各有其不同服務對象和服務內容，兩者可並存而不相違，事實上兩者是有互補的作用，相信未來的電子科技不但解決傳統人工剪報的缺失，更提高技術的應用，價位也越來越被接受，紙張式的新聞出版也不可能很快就會消失。（謝依秦／國立中央圖書館台灣分館編輯）
圖書館剪報工作即將式微？
剪報工作一直是圖書館從業人員心中的痛苦，因為剪報服務至少有下列諸多不便之處：
- 分類不易，查檢不便；
- 體積龐大，典藏不便；
- 耗費人力；
- 資料保存不易，容易失散；
- 保存年限不易界定。
因此即便館員投入再多的力氣在剪報工作上，也無法提供迅速便捷的資訊服務，非但讀者不易察覺剪報資料的方便性，館員也無法感受到工作的成就感，尤其現代資訊科技進步神速，各大報社或資訊供應商，皆陸續開發全球資訊網新聞系統，例如民生報、中國時報、中央通訊社、卓越商情資料庫、資策會資訊新聞資料庫等，許多讀者在家裡就可連線閱讀全文資料，當然有些系統是採會員制收費方式，在可以預見的將來，一定有更多的新聞資料庫加入全球資訊網，以使用者付費模式服務讀者，屆時圖書館的剪報服務型態勢必做若干調整，也許只需準備好網路環境、個人電腦及印表機，就可提供服務。
現在圖書館界使用最多的綜合性剪報資料查詢系統是中央通訊社開發的剪報資料查詢系統，該系統收錄40多種國內外中文報紙，涵蓋主題有政治、經濟、外交、國際政情、工商、社會、科技等，讀者可以從關鍵詞、人名、地名、機構、日期、事件等款目檢索，查到資料後又可立即印出全文，不但節省讀者翻閱報紙時間，也減少館員收集整理剪報資料之工夫，只可惜該系統製作成本高，且使用單位需配備費用不低之硬體設備，因此無法平價推廣利用，大部分的公共圖書館大都沒有能力引進該系統服務讀者，殊為可惜。
如果中央通訊社有意將其剪報系統改版至全球資訊網上，而以使用者付費模式經營，則公共圖書館或可停止或減少現有之剪報工作，僅需收藏該系統未收錄之資料，如地方新聞、社區活動、藝文資料或副刊及該館特別有興趣之主題等消息，如此應可服務大部分讀者之需求。筆者在此也願意懇切的呼籲中央通訊社的剪報系統，能夠朝此方向調整，如此才能造福全國讀者，非但不必考慮經費短少之疑惑，還有增加營收的可能。
不過，如果經費與人力皆甚充裕之圖書館，想要自行開發剪報系統，則可考慮市售之光碟影像處理軟體，根據該館讀者之需求，自行掃描剪報資料，如此亦可服務該館之讀者，且對於資料之收錄標準自主性極高。（莊建國／國家圖書館編輯）
線上即時新聞查詢系統與剪報工作併行
線上即時新聞查詢系統及新聞光碟系統相繼發行，對於圖書館讀者而言，提供了更新穎、更方便的服務，透過電腦即可查得許多相關資訊。圖書館傳統的剪報工作，似乎在質與量的方面，無法與之相抗衡，圖書館剪報工作也面臨存廢的問題。
基本上，線上即時新聞查詢能夠滿足許多圖書館及讀者的需求，未來也是必然發展的趨勢。然而現階段剪報工作仍應併行，並且可以從下面幾個方向做考量：
（一）彌補設備的不足
在圖書館朝向網路化、資訊化發展的過程，電腦設備是非常重要的一環。然而以目前圖書館整體的設備與讀者的比例，無法滿足每一位讀者的需求，甚至在國家圖書館、大學圖書館出現排長龍等候查詢的現象，因此剪報工作在設備不足的圖書館更應維持，提供服務。
（二）不同類型圖書館的需求
圖書館類型不同，需求即不相同，以各報紙地方版的新聞為例，省政新聞、台北市政新聞或高雄市政新聞在剪報工作即能適合圖書館的需求。因此剪報工作宜朝向特殊、專業化的發展，與即時新聞查詢不同收集範圍與方向，才能使剪報工作有意義。
（三）提供讀者服務方面
尤其是專門圖書館、學術圖書館方面，對於讀者特殊的需求，有時即時查詢系統無法滿足特殊的需求。因此，圖書館剪報工作可以朝向特殊讀者的服務方向，發展成特別館藏的收集。如果人力許可，甚至可以提供SDI類似的服務，主動提供讀者相關方面的資訊。網際網路提供越來越多的資訊，圖書館的角色與地位，更是要做適度的調整，才能因應未來資訊化的需求。拉近與讀者距離，目前較易可行的即是維持剪報工作，提升其服務內容與品質。
（四）館藏發展政策的考量
即時新聞查詢固然可以獲得立即的資訊，較適合於瀏覽。如果是研究及精讀則較為困難，不僅需長時間佔用有限的電腦，網路資源的利用也較不經濟。因此各館宜視本身館藏發展的狀況，調整收藏的方向，使資料的收集能適合館藏發展的目標。剪報工作只是館藏發展的一小環，應該以館藏發展的考量來決定剪報工作的存廢及剪報工作的方向與內容，使剪報工作符合館藏發展的目標，相輔相成，剪報工作才能繼續推行。
（五）剪報工作的未來
館藏要適時淘汰，同樣地，剪報亦面臨保存年限、空間的存放等問題。因此，剪報也必須定期更新、淘汰，或轉換成其他媒體，以便永久保存。另外亦可採合作方式，地區圖書館相互合作，分別剪報，巡迴展覽的方式，減輕各館人力、物力的困擾，減少空間儲存的煩惱。（高立範／台北市政府公管中心股長）
剪報工作可以維持，但工具及方法必須有所改變
剪報的目的是在替讀者整理新聞資料，減少讀者在大海撈針的情況，以便於回答讀者具有新聞性的諮詢問題。線上新聞檢索工具及新聞光碟的發展，就是意在進一步解決傳統報紙新聞資料在查詢及保存的困難。就自動化作業的觀點而言，剪報工作何去何從，很明顯地，如果數位化的線上資料可以取代傳統資料的功能，而且效果又比傳統資料更好，當然剪報工作不必存在圖書館。如同以線上目錄取代卡片目錄的意義是相同的，減少人力性工作，增加工作產能，本來就是採用電腦化工作的目的。圖書館如何藉此節省人力，轉而用於指導讀者如何去使用這些新的參考諮詢工具，以及協助讀者實際使用系統時操作技術及困難的排除，是圖書館館員最希望見到的。但問題的重點在實用上是否線上工具可以完全取代傳統剪報資料的功能？個人以為應該沒有問題，但是並不表示數位化的線上新聞資料就沒有問題，這些問題也有待思考；這些線上工具也普遍地存在一些問題：
- 新聞標題的分類方式與圖書分類並不一致，使用者不一定很容易了解。
- 以文字方式建立的資料庫，全文檢索的速度是否夠快決定這個資料庫是否實用，特別是在多人使用的情形下是否依然表現良好。非文字型的新聞資料好不好查決定在所建立的索引的完整性，雖然掃描資料可以完整保存傳統資料原貌，但相對地儲存、製作及傳輸的成本都明顯較高。
- 並非所有的報紙的新聞都被收錄。因此並沒有因為選擇數位化新聞資料解決傳統剪報所遭遇的問題。
- 影像式資料需要較大的網路頻寬，對多分支機構單位及需提供多人同時查詢的單位造成相當大的傳輸負擔。另外，新聞光碟一般開發平台以Novell為主，而Novell所使用的ipx網路協定對資料傳輸的控制方式十分繁複，相對地消耗頻寬的情形很嚴重。意謂如果提供查詢點越多相對地網路擁塞情形會相當嚴重，如需要提供廣域網路查詢，通訊費用會因而大增。
- 報紙新聞版權費相當高。圖書館即使不剪報，仍然需要訂報。很難因為購入數位式的新聞資料而節省下訂報的費用。傳統報紙可以輕易拿來拿去，這種使用上的方便性不必受限在固定位置閱讀的優點無法被取代。因為這表示對新聞資料的花費會大幅提高。
- 數位資料必須有相關設備如電腦、網路環境、光碟機等才能閱讀，設備投資與使用率不一定合乎成本效益。
從上述問題可以看出來線上新聞工具提供了館員預期在檢索功能上的效益，但是未必可以取代傳統資料的優點。同時在經費上會大幅的增加並不是所有的單位都可以負擔得起。另外在線上資料的發展上提供網際網路上的使用者查詢是無可避免的趨勢。軟體業者經常為保障利益，往往會針對標準瀏覽功能外另作處理，以確保使用端軟體版權費用，或是乾脆不提供支援TCP/IP的發展平台，以限制讀者數，同時確保新聞資料內容的版權利益以及使用端軟體的權利金收益。這些非技術性的商業考量往往造成圖書館在系統推廣及投資上的阻礙，使得傳統剪報方式會維持下去。
個人以為剪報方式是可以維持下去的，但是工具及方法必須有所改變。改以掃描器來處理是一項不錯的選擇，不論採用光學辨識轉存文字或直接以影像儲存都可以彌補現有數位化線上工具的不足。因為市售數位新聞資料，絕對無法針對特殊事件來整理，畢竟目前電腦人工智慧的發展有限，人腦對資料的分析能力遠超過新聞字面內容的解讀，所以部分內容是可以由館員來進行少量資料的儲存。而自製的數位資料可能在檢索工具上無法如購入的數位資料那樣經過專人設計的檢索工具來得有效，但是在對參考問題的諮詢上可以互收相輔相成的效果。（張文熙／台北市立圖書館主任）
目前仍需努力加油，做好剪報服務
「剪報資料」為最原始、最新穎的資料來源，是『最快速的百科全書』。而「剪報工作」是一門藝術、是一門學問，也是一種神聖的工作！對一個圖書館員而言，真是一件不容易的事，所謂「看報容易，剪報難」。一般圖書館皆訂有報紙，也有保存報紙的習慣，只是做法上有些差異，有的圖書館會多訂一份報紙供剪報之用。不論剪輯工作做得如何？是隨剪隨貼或貼得精緻，讀者亦看得不亦樂乎！證明圖書館剪報工作是廣受讀者歡迎的。也有一些圖書館開闢極大空間來儲存過期報紙原件，非僅做好剪報而已！可見各圖書館及資料單位對於剪報處理之重視！
一、剪報來源與剪報之困難
剪報之來源有：報紙、期刊、小冊子、社團報紙、地方報、企業報紙、雜誌、圖片、宣傳品、學校報刊……等，琳瑯滿目。觀之圖書館之剪報工作亦有下列之困難：
（一）館員在做剪報時，需檢視整份報紙，仔細地看完才不致遺珠之 憾。但卻常被誤認為「館員沒事做，成天看報」之譏！此對剪報館員頗 為不公平。
（二）剪輯人員必須具備豐富知識學養及敏銳的智慧，方能就浩翰的報紙 內容中剪輯符合需要之資料。
（三）資料是永遠無法收集完整的，因各館經費或人力不足之問題，致影響剪報工作之進行。
（四）報紙增張後資料暴增，剪輯不易，成為工作人員極大負擔。
（五）報禁開放、新聞自由、立論各異，館員立場難以取捨。
（六）剪報資料難以組織管理，收藏不易。
（七）光碟及檢索系統提高了讀者對剪報原文之需求，相對的對剪報工作造成壓力。若無完整的剪報索引之製作，將無法與剪報工作相輔相成，降低了剪報資料之成效。
二、剪報之處理、儲存與管理方式
（一）剪報之處理：
- 剪貼、編輯，貼於A4、B4或固定統一之尺寸格式紙張上，以方便整理與管理。
- 存於立式檔案、活頁裝訂或依分類裝訂成冊。
- 拍攝成微縮影片(35mm)儲存。
- 掃描成電子檔存於MO或壓製CD-ROM光碟，供館內儲存檢索之用，但須排除版權之問題。
- 編製剪報索引或編目以利查檢。
（二）報紙原件之儲存種類
- 以報紙原件儲存。
- 報紙縮印版。
- 微縮影片(35mm)。
- 光碟全文影像儲存。
- 電子數位全文與影像儲存。
（三）報紙原件之儲藏地（舉例如下）
- 國家圖書館。
- 國立中央圖書館台灣分館。
- 國立政治大學社會科學資料中心。
- 國立台灣大學圖書館。
- 台北市立圖書館。
- 省立台中圖書館。
- 文化大學圖書館。
- 國語日報社圖書館（兒童報紙）。
- 行政院陸委會圖書館（大陸地區報紙）。
- 中央日報、中國時報、聯合報資料中心。
- 其他各報社或報刊發行單位。
三、現行國內外報紙新聞索引與線上資料庫
（一）中文報紙論文索引（政大社科中心）。
（二）資訊新聞資料庫（隆傑資訊）。
（三）財訊即時新聞資料庫（財訊新聞社）。
（四）MIC剪報資料庫（資策會）。
（五）時報即時新聞─時報資訊。
（六）中央通訊社剪報資料庫（中央通訊社）。
（七）中央通訊社新聞光碟資料庫（中央通訊社）。（八）中央通訊社商情新聞（中央通訊社）。
（九）卓越財經紀事資料庫。
（十）卓越商情資料庫─電子月刊。
（十一）報紙標題索引資料庫（台灣經濟研究院）。
（十二）大陸資訊（中國大陸問題研究中心）。
（十三）大陸地區中文報刊資料摘要光盤（中國人民大學書報資料中心）。
（十四）人民日報全文光碟（人民日報社）。
（十五）立法院立法新聞資料庫系統。
（十六）NEWSPAPER ABSTRACTS（新聞摘要文獻資料庫）。
（十七）USA TODAY（今日美國全文影像資料庫）。
（十八）WALL STREET JOURNAL（華爾街日報全文影像資料庫）。
（十九）NEW YORK TIMES ONDISC（紐約時報資料庫）。
（二十）警政光碟資料庫（台灣警察專科學校圖書館）。
四、圖書館應繼續剪報工作之原因
現行新聞光碟與線上即時檢索系統相繼發行，圖書館應繼續剪報工作之原因如下：
（一）剪報工作猶如『腳踏車哲學』──儘管現今摩托車、汽車、火車、捷運、飛機等交通工具如此發達，「腳踏車」還是許多人的最愛，各人可依功能與需求之不同而選擇工具，而剪報工作猶如腳踏車──短小精幹恰如其分，「要用即用」甚為方便。故無論現今光碟或線上即時檢索系統之發行，剪報資料亦有其功能性、需用性與方便性。
（二）讀者應用電腦及檢索技術未臻純熟，而以剪報資料為主要之參考資料，乃不爭的事實。
（三）讀者對快速獲得資料原文之需求，是永遠無法抵擋的，看到原文最為滿足。
（四）基於版權問題，光碟或全文檢索查尋出之原文有些取得困難。而剪報資料能提供最原始之資料文件。
（五）各圖書館依各館「館藏特色」、「發展目標」或「讀者需求」而剪報，較能提供貼切服務。
（六）剪報是經過館員之過濾，根據各報特色加以剪輯整理，可節省讀者逐頁翻閱的寶貴時間。
（七）剪報資料如有良好的剪輯、編排與管理，可激發讀者對於收集資料之興趣與能力，使讀者與圖書館之間有良好的互動關係。
（八）礙於現實經費、設備及空間等主客觀環境因素，不是每一個圖書館皆有能力上網路或購置新聞光碟與檢索系統。
（九）「即時利用」是讀者所需求的，一般報紙論文索引製作出版需要一段時間，可能無法滿足即時查尋之需要。又其對於「敘述性內容」並未作索引，而敏銳的館員，較能細心的剪輯出一些可能永遠被遺忘的文件。
（十）光碟索引檢索系統或網路全文檢索，若無優秀的檢索軟體，將如大海撈針，不易查到滿意的資料。
（十一）光碟資料庫大多以索引或標題條列，不若剪報資料來得實際，更何況能完整保存報紙原件之單位不多。
（十二）報紙剪輯分為「新聞剪輯」與「專題剪輯」，有些圖書館新聞剪輯依日期排序，有的依主題整理成專輯，或有連續性之收集政策，是即時線上系統或光碟系統較為缺乏的。
（十三）一些不被收錄之專業報刊，雖不具權威性，但仍有參考價值，故仍需加以剪輯，因為它可能永遠被埋沒！需要靠敏銳的館員們加以關懷與收集。
五、建議
報紙是目前時效性最高的期刊，剪報亦是一份良心的幕後工作，有感於剪報工作之辛苦，提出一些粗淺建議：
（一）「合作剪輯」──各圖書館依其性質，如公共、大學、專門、政府機構……，或依主題合作剪輯，以降低人力資源與存藏空間。
（二）合作編製剪報索引，互通有無、資源共享。
（三）設有專責剪報人員之圖書館，應各依館藏發展特色，加強剪輯。
（四）建立明確剪報方針與政策，才不致於盲目地剪輯而致管理不當，造成資料垃圾。
（五）加強剪輯技巧與剪貼技術，或可舉辦剪輯觀摩會、研討會、展覽等，相互切磋琢磨。
（六）剪輯資料之出處必註明詳實，以利查考。有良好的管理方能相得益彰。
（七）注意著作權及版權問題，切勿違反相關法律規定。
（八）沒有一個圖書館能將所有報紙資料收集完整，故應善用現有索引檢索工具，以彌補剪報資料之不足。
（九）了解各種報紙原件及他館剪報資訊之存藏地，以便隨時指引提供讀者利用。
（十）電子出版與排版數位化已是現今報紙出版之趨勢，期盼各報紙發行單位能採用新科技，提供完整即時線上之報紙內容全文資料，加上理想的報紙索引檢索系統，必可減低圖書館剪報工作之負荷！
在目前各種條件如網路設備、索引檢索系統、經費、原件儲存問題，以及報紙存藏單位之合作意願等主客觀因素，皆未臻理想之過渡時期，辛苦的館員們仍需努力加油，做好剪報服務，讓此『剪報的饗宴』繼續飄香吧！（黃信捷／文華圖書館管理資訊公司）
「光碟及線上即時新聞」取代「剪報」是時勢所趨
在科技知識日新月異的資訊社會，提供讀者「即時」、「需要」的資訊已成為現代化圖書館之基本要件，由於報紙係每日最新消息之綜合報導，為即時資料之最佳來源，因此，「剪報」遂成為圖書館參考服務的重要工作項目之一。然而，圖書館的剪報服務卻已普遍面臨了以下的困境：
- 人力不足是圖書館最大的問題，剪報工作自資料選擇、黏貼、分類以至裝訂需耗費不少人力，尤其在報社林立，各具特色之情形下，欲求兼顧質量及立場公正，更增加工作人員之負荷。
- 由於人力之限制，圖書館對於剪報資料之蒐集，僅能就其服務對象，訂定工作方針，選擇特定範圍與主題，而讀者在使用上也就侷限於該館之館藏。
- 相較於圖書資料，剪報的內容顯然複雜許多，一則新聞報導常可包含多個不同主題，而圖書館的剪報工作又經常由多位館員共同負責，因此，資料分類的共識十分重要，館員必須經由溝通討論，取得一致的認知，然而，在圖書館人員不足、又得輪班之情形下，要做到充分的溝通討論，實有困難。
- 剪報資料通常按月或是依據張數定期裝訂，多數圖書館在裝訂時會製作目次或依主題、篇名筆畫等編製索引，但往往不會製作年度彙編本，讀者查詢資料需逐本翻閱，較為不便，若不熟悉圖書館之分類，則更難查詢。
- 剪報隨著資料量的增加，需要佔用極大的館藏空間，讀者使用頻繁時，易造成資料的破損，間有不遵守規則之少數讀者撕毀、破壞，難以保存資料之完整性。
幸好，隨著科技的突飛猛進，「光碟及網路」取代「剪報」不僅指日可待，民眾享受「人在家中坐，掌握全世界」的便捷服務也不再是奢想，主要是光碟及線上即時新聞具備以下的優點：
- 新聞光碟係由專門人員運用最新科技製作，內容非常豐富，專業領域的光碟資料更具深、廣度。
- 新聞光碟具親和性，讀者只需依據畫面指示即可檢索，資料的獲取率及正確率都相對提升。
- 光碟儲存量大，可節省圖書館保存資料空間，報紙全文光碟更是替代報紙原件保存的最佳媒體。
- 讀者透過電腦設備讀取光碟資料，原件不易毀損，可以保存資料之完整性。
- 網路即時新聞除具備檢索便利、節省空間之外，「即時性」是其獨具之特性，光碟資料更新頻率最快每週一次，人工剪報視人力及資料量之多寡有五至十天之時差，網路則隨時可接收當日最新資訊，在追求效率及效能的科技社會，網路即時新聞早已成為網友之最愛。
運用科技資訊設備，提高服務品質，滿足不同讀者需求，以提升圖書館之服務形象，發揮圖書館資訊中心之功能，「剪報」之被光碟及線上即時新聞取代，已是時勢所勢。但在配合光碟及線上即時新聞取代「剪報」的同時，圖書館仍需留意下述情況：
- 剪報資料依主題分別裝訂，讀者可多人同時翻閱查詢，而新聞光碟或線上即時新聞均需透過電腦設備檢索，由於每一部電腦僅能提供一位讀者查詢，因此，取消人工剪報必須同時配合電腦設備增購，以免讀者排隊等候，反而不便。
- 隨著電腦軟、硬體設備的增加，主機負荷相對沉重，為避免因此影響資訊的傳送速率，圖書館應計畫性地增加主機容量，提升傳輸速率。
- 讀者通常熟悉紙本式資料之查詢，對於光碟及網路資料之利用，常常因不諳電腦之操作或不知檢索途徑而怯步，圖書館除提升館員之檢索能力，亦應主動辦理相關利用指導課程或說明會，增進讀者利用之能力與信心。（吳美清／台北市立圖書館長安分館主任）
配合線上檢索技術之發展及各館實際狀況，選擇切合實際的做法
新聞資料具有廣博性與時效性，尤其針對重大事件與焦點新聞，從報紙上可以獲得整個事件的來龍去脈與各界評論，因此，新聞資料越來越受到讀者的重視與喜愛。
新聞資料的來源有紙本式（當日報紙、裝訂報紙、縮印本報紙、剪報資料）、微縮式（報紙微捲）、光碟式（新聞光碟）、網路式（即時新聞）等。每一種形式的新聞資料各具其特色，各圖書館所購置的種類也因其服務性質而不同，面對新科技的進展，「線上即時新聞查詢系統」與「新聞光碟系統」的相繼發行，對剪報工作是一大衝擊。
（一）剪報資料的瓶頸
在公共圖書館，因服務的對象不一，剪報的主題比較廣泛；但是不同的圖書館各有不同的剪報重點與主題，標題分類不一，因此投入剪報工作與資料整理所耗費的人力不眥，而且讀者查詢時必須適用各館不同的剪報分類與排列方法，造成使用上的不方便。剪報資料一般依主題排序，用卷夾存放，剪報常有次序錯亂或遺失之虞；而且間隔一段時間後必須予以淘汰或裝訂，送廠裝訂的時間也會造成讀者的不便；同時數年之後剪報資料已佔據一部分的書架，造成書庫空間的不足；各館所定主題與剪報重點各有所偏重，對某館認為是重點新聞，在另一館就不這麼認為，因此每個圖書館的剪報資料不一定能滿足讀者的需要。有些圖書館（如省中圖）已經在公用目錄上建立剪報資料索引，可以主題、標題、關鍵詞、人物等途徑，在電腦上檢索剪報目錄，已經比傳統人工檢索有效率，但仍需到書架查閱剪報卷夾，才能看到其原文資料，這是剪報資料目前的困境！
（二）新聞光碟是讀者的最愛
新聞光碟系統是一種高容載的資料庫，體積小不占空間，借助電腦傳輸及布林邏輯運算功能，提供全文檢索與原文資料，不僅檢索容易、回現率高，又可快速存取，是查檢新聞資料的利器。一來可以省卻讀者查檢的時間，二來可以讓讀者立即看到原文資料，三來可以克服圖書館因為剪報資料日增而空間不足，也可以避免剪報資料因讀者翻閱後錯放位置或遺失而找不到的情形。但新聞光碟時效性卻受限資料更新速度，未來如果可以克服資料更新的速度，相信剪報工作將被新聞光碟所取代。
（三）有了新歡去了舊愛的線上即時新聞
線上即時新聞所提供的是最新的報紙原文，不必出門在自家的電腦網路上就可以閱讀新聞，可以說最具時效性，線上即時新聞可以提供線上閱讀及列印、轉載，但是目前提供線上即時新聞的報種有限，讀者無法廣泛閱讀各家報紙內容；以個人或圖書館的設備和人力更是無法直接以線上儲存方式來建立資料庫，因此想查檢過時新聞資料的讀者只好望電腦而興歎了。
（四）建議
面對資訊氾濫、分秒必爭的社會，線上檢索新聞資料將是未來的趨勢，但是新聞光碟系統價錢昂貴，並不是每一個圖書館都買得起，經費不足的圖書館仍可以剪報資料來提供讀者使用；對不會使用電腦的讀者來說，剪報是他們獲得新聞資料的途徑；過時的新聞資料要完全回溯鍵檔恐要再經過一段時日，因此，圖書館建購新聞資料庫時，在傳統剪報資料與電子新聞資料之間，要如何取捨？下面幾點意見提供參考：
- 經費或設備不足的圖書館，建立剪報資料庫仍是讀者的福音。
- 圖書館建購新聞光碟資料庫時，除了充實電腦設備之外，館員的教育訓練與讀者使用指導更為重要。
- 已經建立剪報資料庫的圖書館：
(1)可以逐年購入新聞光碟，再淘汰已有光碟年度的剪報。
(2)尚未購入新聞光碟的年度，其剪報資料仍有利用的價值，不可輕言廢除。
- 書庫空間不足的圖書館，建議考慮購買現成的新聞光碟資料，不必再剪報，以節省整理與淘汰的人力。
- 對有新聞光碟或決定購買新聞光碟的圖書館：
(1)如果預算足夠，建議購買網路版並增加幾部電腦就可以多人多機同時使用，以發揮新聞光碟的最高效益。
(2) 回溯的新聞光碟應逐年購齊，以提供讀者更充足的資料。（陳秀美／省立臺中圖書館館員）
剪與不剪之間是門學問
報紙─「逐日之百科」，的確是現代人生活中不可或缺的一部分，報紙兼具新穎性、知識性、娛樂性與休閒性，報紙其實也是查找事實真象的好工具；然而，細瑣量大，包羅萬象，保存維護不易，對館員、讀者而言可謂又愛又恨。在堆積如山的裝訂報中，如大海撈針般尋找蛛絲馬跡，是多麼令人感覺氣餒又沒有成就的事。也正因為這樣，才又更突顯出剪報工作之必要性，替讀者分析預設較常查找的主題、剪輯、分類，並加以整理，節省讀者時間。剪報資料在參考服務中是實用而受歡迎的。
當今日電腦已大量應用於圖書館之際，圖書館之參考服務正面臨前所未有之重大改變，各種電子媒體之大量湧入，網際網路之蓬勃發展，參考館員除維持傳統之服務方式外，更需加速學習各種資料庫及網路之資訊檢索技術，自動化之後的圖書館並不如想像中的節省人力，剪報工作之繁雜流程遂成為參考館員之一項沈重負擔；而知識及檢索技術逐漸提升之使用者，亦不耐煩於耗時費力之傳統報紙查找方式，圖書館之參考服務在面臨內在需求與外環壓力之雙重衝擊下，報紙剪輯勢必要有一番革新，那就是將報紙資訊之電子化與數位化，否則館員與讀者都將淹沒於知識之洪流中是可以預期的。
資料儲存之方式，已由傳統之紙本式逐漸轉換為電子資料庫之形式，圖書館可以採自建資料庫之方式、外包鍵檔、購進光碟資料庫或採網路連線等方式；快速的擴充軟硬體設備，改變圖書館之服務環境，無圍牆圖書館、網路圖書館、資訊地球村之實現，已為期不遠。屆時閉門家中坐，資訊天上來便利性將是廿一世紀人類主要的生活方式。
但是在傳統過渡到現代之陣痛前期，剪報工作似乎仍需持續一段時日，一則受限於資料庫更新頻率及場地使用之限制，二則網路連線非一促可即，圖書館與讀者都需做好心理上的準備。傳統剪報常出現掛一漏萬，許多不在設限範圍內之需求，是參考的服務的死角，也唯有以光碟資料庫及網路連線方式相互輔助才能解決。
其實在今日圖書館講求行銷之前提下，不可能蒐盡天下之書，館藏特色之建立是走向小而美的廿一世紀圖書館之最佳選擇，報紙剪輯是一項頗有賣點的服務項目，不論傳統人工剪輯或蓬勃發展的網路新聞，分類整理仍是必要的，尤其網路資源之快速與龐雜，在所有的使用者尚未訓練成網路高手之前，圖書館就肩負了知識領航的任務。如果將報紙剪輯，或從網路新聞中截取整理出屬於自己的特色資源，完整有系統的加以分析處理，提供使用者快速便捷的服務，將會是未來剪報資料之新趨勢。在一切文化植根於本土化的今日，完整有系統，巨細靡遺的蒐集鄉土文獻，不但可記錄下先人之點點滴滴，提供後世子孫品評，更可竟保存文獻之功，今天每踏出去的一步，都將是在為歷史做見證，也是為明日尋找歷史足跡舖設好途徑。（張春芳／省立台中圖書館館員）