「檔案」對我們而言，是如此陌生卻又似曾相識的名詞。它與我們日常生活有著密切關係，譬如出生證明就是每個人的第一份「政府檔案」。檔案與個人、社會及國家的關係，十分密切，因此檔案管理的重要性不言可喻，而對政府而言，檔案可說是歷史的一部分，透過檔案的有效管理不但是認識過往的最佳途徑，訴說著時代的變遷，鋪陳全民生活的記憶，也是見證政府施政的軌跡。
金檔獎頒獎 15單位獲獎
今年10月13日第8屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎舉辦頒獎典禮，表揚檔案管理績優機關與工作人員。其中獲金質獎的高雄市政府衛生局主任林淑珍更是常勝軍，到今年為止，已拿10座獎項。行政院院長吳敦義致詞肯定各機關檔案管理人員對於保存政府施政紀錄的貢獻，並期勉大家重視檔案鑑往知來的珍貴價值，為國家社會發展留下見證。
吳院長表示，檔案是全民歷史的記憶，也是政府知識的泉源。藉由檔案，能夠鑑往知來，以明得失；藉由應用服務，政府資訊能更加公開透明，有助於民眾對國家政策的瞭解與向心力。
今年的獲獎機關有15個，其中離台北最遠的是金門國家公園管理處、國稅局澎湖縣分局，這2個機關雖然位居外島，但對檔案管理工作積極投入，成效優異。法務部所屬台灣高等法院檢察署、台南地方法院檢察署及台南看守所對於檔案的法律價值高度重視，深受評獎委員肯定；國防部陸軍砲兵訓練指揮部暨飛彈砲兵學校、海軍陸戰隊指揮部及空軍航空技術學院，分別代表陸、海、空三軍所屬機關得獎，彰顯國防部全面性、有計畫的逐年推動軍方檔案健全管理，績效卓越。
而國立台灣科技大學、交通部公路總局嘉義區監理所、環境保護署環境保護人員訓練所、台北市大安區公所、高雄市左營區戶政事務所、台北縣三峽鎮戶政事務所及桃園縣大溪鎮戶政事務所等與民眾互動頻繁的機關，能以完善的檔案管理當作為民服務的基礎，獲得民眾高度的評價。
不只是靜態的文物 更是有生命的資產
行政院研考會檔案管理局表示，檔案具有文物性質，所呈現的價值涵蓋各個面向，惟檔案價值到底有多大？可能永遠無法衡量，也無法用金錢加以評斷，而是取決於我們對它的使用程度，或許檔案價值對於大眾而言相對陌生，若能透過加值應用，讓檔案走入人群，成為生活不可或缺的部分，檔案將不再是靜態的文物，而是具有生命力的歷史資產。
那麼，要怎麼利用這些珍貴的檔案呢？為提供整合的檔案目錄資訊及便捷的檔案目錄查詢服務，提升政府便民服務品質，檔案管理局建置了「國家檔案資訊網」，只要上網動動手指頭輸入想到的關鍵字，就能從茫茫檔案中挖掘出其中想要的寶藏，還可以搜尋到如228事件、美麗島事件、國民大會時期以及我國產業經濟等國寶級檔案。或是在「機關檔案目錄查詢網」搜尋全國機關檔案目錄，這裡擁有來自全國3千多個機關，包含3億餘筆檔案目錄，民眾可查詢確定後，在線上直接製作申請書再向機關申請應用檔案，透過網路就能超越時間與空間尋找珍貴檔案，免除舟車勞頓之苦。
虛擬檔案館 便利民眾使用
檔案管理局同時也建置「虛擬檔案館」網站、兒童版本的網站，逐年將官方檔案訊息透過網路公開方式，提供民眾親近檔案的管道。檔案管理局指出，目前正發展遠距檔案服務系統，提供郵寄、傳真、網路傳遞等多元管道的檔案全文傳遞服務，最終目標是將數位化的國家檔案，透過網路提供檔案影像全文，提升國家檔案全文影像可應用率，開創更便捷的檔案應用服務環境。
除了編製便捷的檢索工具，以協助民眾查閱、利用檔案之外，檔案管理局也主動出擊，辦理檔案展覽、徵文比賽、製播宣傳影片、舉辦研討會等相關推廣活動，讓社會大眾對檔案有更多的認識，並且希望大家都能多使用檔案。此外，檔案管理局也選擇了某些主題的檔案資料進行整理、分析或研究，再將它們編印成出版品提供給需要的民眾及學者專家使用。這些書在各公共圖書館和大學圖書館都有收藏，有興趣的民眾可以去借閱，當然也可以到檔案管理局的國家檔案及圖書閱覽中心來參考利用。
另外，檔案管理局也定期於每月中旬發行「檔案樂活情報」，以電子報方式宣傳檔案相關資訊與活動，其中「探尋國家寶藏」系列以故事敘述方式介紹國家檔案，是最受歡迎的單元之一。精選貼近日常生活主題並與節日相關的篇章，如春節、兵役節、婦女節、鐵路節、警察節、七夕情人節等等，每篇附有檔案影像並註記檔號、發文者等相關資料，以利讀者後續查詢及應用。
為了提升民眾對檔案應用的興趣，檔案展示除了以傳統平面的紙質文字檔案陳列展示外，將加強呈現聲音、圖片、視訊等檔案，採多元化、生活化的多媒體展示方式， 讓民眾能「讀」檔案外，也能「聽」、「看」檔案；將浩瀚豐富的檔案資料能被更有系統地運用。
目前在虛擬檔案館的「主題檔案館」中，檔案管理局挑選了具代表性的公營企業建置主題網站，藉著光陰的故事揭開封存的記憶。例如在榮民製藥廠的主題網站中，利用動畫技術介紹手工製藥流程、資深員工提供的生活小故事等。還有珍貴檔案的瀏覽、3D廠房外貌展示、並搭配720VR的虛擬實境作為導覽，檔案管理局希望藉著活潑、有趣、炫麗的影音展現，讓社會大眾體驗昔日風華和今日榮耀，一探台灣產業的開展歷程，以及所存在的歷史意義。並為了替產業檔案再添榮耀，啟迪新時代的活力與意義。
