【摘要】
圖書館的工作人員空間，對於工作人員的效率、舒適、士氣等，均有直接而重大的影響。圖書館建築的空間規劃，一般都將重點放在讀者空間及典藏空間上。而工作人員空間的規劃重點又偏重在採訪、編目、行政等辦公室，或參考、流通等讀者服務區。本文提出一些常被輕忽的工作人員空間需求，探究造成工作人員空間缺乏或規劃欠妥的主要原因，被輕忽的工作人員空間種類及其所需設備。深入探求圖書館作業流程、工作空間的關連性與合理性，實為整體方便而有效率的空間設計基礎。
【Abstract】
Adequate space for the staff members is essential for the staff to work effectively and comfortably, with high morale. While reviwing the space requirements for the library building, the attention is generally focused on the space for the collections in various forms and the space for readers. While reviewing the space requirements for the staff,the attention is generally focused on offices like acquisitions or cataloging, and service facilities like reference or circulation. Certain neglected space for the staff, leading to work-related problems, is discussed in the article. The author analysizes reasons for the lack of staff space and inadequate planning for some operations. Furnishings are suggested along with adequate space for the staff members. Only after an in-depth study of space relationships and space requirements of actual operations can an integrated, functional, and effective space plan be possible.
關鍵字：工作人員空間；空間規劃；工作空間
Keywords: Space for staff；Space planning；Work space
一、前言
早在半個世紀以前，建築與設備就被我國圖書館學專家認定為圖書館事業組成的要素之一（註1）。自1980年代至1990年代中期，國內經濟一片榮景，許多圖書館在此期間紛紛構建新館。依據＜第三次中華民國圖書館年鑑＞所蒐集的資料，1987年7月至1998年6月這十年間，各類型圖書館新建館舍達177所（註2）。以台灣的面積能有這麼多的新建館舍，比起美國在1960至1970年代圖書館建築熱潮（Library Building Boom）中，竣工的圖書館數目，並不遜色（註3）。
隨著實務的需要，圖書館建築及相關主題，漸漸成為圖書館界與建築界新的研究興趣。有關圖書館建築的專題研討會、期刊論文、專書、學位論文陸續出現。圖書館建築的規劃也漸受重視。除設計上講求功能與美感兼顧的基本原則之外，對於空間的彈性運用與擴展、讀者與服務動線、樓板承重、無障礙空間、採光與音效控制、顏色與指標的運用、適應未來發展等較新的子題，都有不少專家提出精闢的見解。可是在圖書館空間的規劃上，國內專家研究的焦點常在典藏的空間與使用者的空間兩方面。對於工作人員使用的空間，除論及辦公室外，一般著墨甚少。
近十年來，筆者有許多參訪圖書館的機緣，也遇見不少因工作空間缺乏或規劃欠妥，以致影響到工作績效及對讀者資訊服務的實例。例一、工作人員（館員、工讀生或工友）在普通辦公桌前處理收發、新書加工或寄贈資料打包等業務。桌面與座椅高低均不合工作需要，以致坐姿不適，站姿亦不適。例二、工作人員擠在一間噪雜的辦公室中，有人在接聽電話，有人在網路上擬訂購書單，有人在與廠商面洽。交談要提高分貝才能達到溝通效果，提高了音量卻又干擾到他人工作。例三、工作人員無特定空間可用，盤踞在參考室或期刊室一隅，進行加工、修補或期刊裝訂的準備等工作，直接影響到讀者可利用的空間。
這種輕忽工作空間的情形，國外也有。參訪過極多英美兩國圖書館，稱得上見多識廣的艾德華滋（Heather M. Edwards）在這一方面，與圖書館建築規劃權威麥特考夫（Keyer D. Metcalf）有同樣的兩點心得：（一）許多圖書館撥給工作人員的空間，總在讀者空間與館藏資料空間達到飽和之前，先感到不足。（二）工作人員空間常感擁擠，形成不利於工作的環境（註4）。
現在中部許多圖書館因921地震受災嚴重，有興建新館或修建原館的計劃。有鑑於圖書館的工作空間規劃欠妥，會導致工作上種種困難，筆者乘此特殊時機，嘗試探討一些易被疏忽的工作人員空間規劃。一方面希望引起圖書館建築規劃者的注意與重視。另一方面希望拋磚引玉，引起有興趣的同道做更深入的研究，為創造圖書館更好的工作環境而努力。
二、工作人員空間缺乏或規劃欠妥的原因
雖然圖書館受各自的歷史背景、特色、功能等影響，情況不盡相同，但是推究起來，造成工作空間欠缺，可能有下面幾個主要原因：
（一）圖書館的建築規劃中，原有的工作人員空間規劃，因圖書館成長快速，超出預估，以致形成空間不足。國家圖書館（前國立中央圖書館）於民國74年11月竣工，75年10月2日正式對外開放，館藏及環境設施甚受使用者喜愛。然而根據政大圖書館林呈潢主任的用後評估研究，83年12月的問卷所蒐集資料顯示，使用甫滿八年，「辦公區空間因人員及資料激增，已有不足之感。」而且「各資料處理空間，如採訪、閱覽、編目、漢學中心等單位，附設之儲藏書庫不足。」（註5）國家圖書館因受政府重視，新增一些任務編組單位，如漢學中心、書號中心、書目資訊中心等，以致員額超過原計劃發展員額，原來規劃書中的265名員工空間，至83年要提供311人使用，自然會感到不足。（註6）
（二）圖書館規劃小組未能掌握實際工作流程與空間需求，以致空間配置欠妥。圖書館規劃小組多由行政主管、營繕人員、建築師、室內設計師等組成。這些人各有專長，通常對圖書館的各種作業過程、空間需要不甚了解。圖書館的主管與代表若是未能加入規劃小組、意見未被接受、或是與規劃小組其他成員溝通不良，都很難設計出既舒適又能促進工作效率的工作空間。
（三）工作人員空間屬內部使用的範圍，在規劃時遭到過度壓縮。圖書館是為服務讀者而存在的公共建築。在此理念下，空間規劃的重點便放在公眾使用的部分，即是讀者空間、各類型館藏空間、及讀者服務空間。為提供較充裕的公眾使用空間，有時不免精節內部使用空間。林金枝女士為研究台灣鄉鎮圖書館的空間配置，曾於民國77年實地走訪45個鄉鎮圖書館，分析各館的空間配置。其專書中雖未提供各室／區的面積，但由各館的平面配置圖，可以分辨出，這些圖書館有區隔開來的辦公室／區16間、工作室（含編目室）4間、儲藏室／倉庫11間、休息間6間、值夜（日）室4間、清潔間1間、茶水間1間。（註7）鄉鎮圖書館原本規模較小，工作空間需求相對亦小。但是小到沒有單獨區隔出來的辦公室／區或工作室／區，所有的業務勢必要在公眾使用的空間進行，造成相互干擾，影響工作也影響到讀者利用資訊。
（四）工作空間不足，影響所及是工作人員，關注者少。其後果遠不及書庫擁擠或讀者座位不足所招致的怨聲大而多。公用空間問題不迅速獲得改善，抱怨會變成連續的強烈抗議，使圖書館主管及其上層單位不得不正視問題，尋求解決方案。圖書館主管對工作空間不足，處理的態度常是──總能找到空間塞進一位工作人員，而不願向上級反應空間不足（註8）。或許基於謙讓，卻遂成得過且過的做法，未能考慮工作空間的關連性與合理性，對士氣與效率皆有負面影響。
（五）自動化作業增加工作人員空間需求。在自動化作業減低人力需求成為事實之前，它已經增加了空間需求。終端機、個人電腦不僅是取代了打字機，它占的空間較大，再加上調變器、印表機等周邊設備，麥特考夫估計可能要增加20平方呎（1.858平方公尺）。（註8）規模越大自動化越徹底的圖書館，受到電腦設備的影響越大。這些圖書館的工作人員幾乎每人都有電腦及其周邊設備，每人工作空間約增加了20％。
三、常被疏忽的工作人員空間
前已述及，分析圖書館的空間需求，較少認真考量工作人員的空間需求。實際上，工作人員也是圖書館的使用者，停留在館舍中的時間，比其他使用者更長，活動區域比較集中，他們的空間需求是長期而較能掌握的。在稍具規模的圖書館裏，有一些常見的工作及活動，卻未獲得恰當的空間配置，分別討論如后。
（一）收發室／區
圖書館日常處理的郵件、包裹數量，遠比一般行政單位多，其中尤以到館的期刊數量居多。圖書館需要一個區隔出來的工作空間，分發每日到館的信件、包裹；打包及處理待寄之郵件、圖書資料。有些圖書館沒有特設的收發空間，每日收到的大量信件包裹，都堆積在辦公桌上、書車上、地面上，處理不便。遇到運來大件設備、家具，如電腦、風扇等，或裝訂廠商送回之期刊書籍，辦公室內無處可容，走道、大廳、閱覽室等處，都成了臨時堆放的場地，以待登錄處理。
麥特考夫建議，收發室應置一張寬度特深的工作檯，前後約10-12呎（3.048-3.658公尺），檯面離地36英寸（0.914公尺）。（註9）國人身高與西方人有差異，可適當調低。但是，分發打包等工作的檯面，不宜過低，以免引起脊背問題。工作檯附近應備置書架、信箱等，供分發信件、包裹之用。室內應備有大型釘書機、各種寬度及用途的膠紙卷、牛皮紙卷、郵袋、填充物、繩索等相關打包用品。若是拆開包裹亦在此室，則應備拆封刀剪、特大型垃圾箱。為收受及處理大件設備、家具或大宗資料，此室亦要保留一些空間。有了單獨的收發室，相關的設備用品都能集中於此，工作方便。往來員工、廠商等人，走動、交談、搬運的聲音，便不至干擾其他的工作人員。在此拆開包裹，還可控制灰塵揚散。
（二）資料處理的工作空間
- 期刊工作間
除了少數有期刊部門的圖書館，提供較多的工作空間外，一般而言，期刊的工作空間常感不足。尤其是缺乏合適的空間與設備，去進行期刊裝訂的準備工作。工作人員只好利用期刊室的讀者空間，進行整理。待送裝之期刊及相關用具堆置的時間，常以週計，干擾讀者查閱資料至鉅。另一方面，捆紮好的期刊常被解開瀏覽，捆紮的工作要一再重複，對工作人員亦形成困擾。
國外規模較大的圖書館，多會單獨規劃準備裝訂的空間。例如加州大學柏克萊校區在1968年的圖書館規劃指引中，就列出250平方呎（23.25平方公尺）給裝訂準備工作站（註10）。在國內，此項工作常由非專業人員或工讀生做，但是它所需要的空間和設備，同樣不可省略。例如大型工作桌，其上有足夠的插座，提供電源使用各種工具。此室的特殊用具有切紙刀、壓書機、晾書架、粘膠罐、熨斗等。室內要裝水槽，供取水及洗滌之用。又因固定劑、粘膠氣味重，工作室保持良好通風，十分重要。裝訂作業量大時，也需設置書架存置待送出之期刊。書標帶、書後卡、到期單等文具，亦需櫃架來存放。
- 處理交換贈送資料的空間
圖書館交換贈送活動頻繁者，拆開包裹、點收等初步處理，需要工作空間。每逢收到較多資料時，工作人員無法立即完成館藏目錄比對、資料內容審視等工作。此處需要備置書架，暫存到館資料，待工作人員檢視及決定是否入藏後，再做處理。
同時，待寄待用的交換贈送資料也需要存置空間。這些待用的出版品，有各種情況下產生的複本，不合該館收藏的資料等。積累之下，量亦可觀。有些圖書館印行書刊，留存部分做為交換贈送之用。另有些圖書館為所屬機構之指定交贈單位，該機構所屬各單位出版品，皆存置一部分於圖書館，做為交贈之用。在肩負儲存圖書館或所屬機構出版品，做為交贈資料的情況下，儲存空間需求擴大。圖書館應訂出存置年限，處理的辦法，防範無限期存儲，導致的濫用空間等問題。
- 館際合作工作的空間
目前各種類型、各式規模的圖書館，競相提供館際互借、合作影印、傳送資料的服務。這些服務需要較多的設備，如影印機、傳真機、書車、檔案櫃、服務台，以及收存到館的書籍、複製的資料等，以待申請者來領取的書架。若是作業已經自動化，還需要電腦、印表機等。現在許多館採用Ariel傳輸資料，要添置掃瞄器、另置專用電腦。館際合作服務所需空間，比一般採行的每人9平方公尺，可能要大許多。
- 臨時工作人員的工作空間
許多圖書館規劃空間，以編制內正式員工去估算工作空間需要。實際工作時，因人手不足，會另外僱用一些臨時人員。這些臨時人員有全時工作也有部分工時的。學術圖書館中最常見的助手是工讀生。除了考試期間，有些圖書館甚至以工讀生為某些部門，例如流通典藏組的工作主力。這些臨時助理人員，應有適當的工作空間與配備。才不致擠迫到正式工作人員的工作空間，或使用其設備，造成編制內人員無從施展的人力浪費。並且要設置恰當數量的寄物箱，最好附有鑰鎖，提供他們存放隨身攜帶的書包物品，不致遺失或遭誤取。臨時人員的空間需求，依工作性質及是否全時而定。全時工作者的空間，與編制內人員相同。工讀生的空間不易計算，要視各部門情況而定，專家建議每人至少50平方呎（4.645平方公尺）（註11），可以參酌。若有需要使用電腦工作，需另增空間與設備。先排定輪值表，控制同一時段工作的人數，可以更為經濟有效地利用空間與設備。
（三）清潔維護工作人員的空間
許多圖書館的日常清潔維護是靠館內工友做，但是對於相關的工作空間，卻未能妥善規劃。分配給每位工友一張辦公桌，並不恰當。清潔維護的工作性質，顯然與訂購書刊、分類編目不同。清潔維護人員也需要一個「基地」，供他整理及修復用具、工餘休息、並且存放拖把、掃帚、吸塵器、及相關用品如肥皂、清潔劑、地板臘、衛生紙、紙巾、毛巾等。或許還要存置梯子、替換的燈具、油漆等其他物品。給予適當的空間和集中裝備、用具、物品，才能讓清潔維護工作人員有效地工作。
美國許多大型圖書館在每一樓層，都闢出「清潔工作小間」（Janitor's Closet），裏面有清潔用具、水龍頭、洗拖把的水槽，方便工友清潔各樓層的工作。而且即使清理時間較長，與讀者使用洗手間，互不干擾，是相當周到的規劃，值得我們參考。
（四）儲藏物品的空間
圖書館規模越大、工作人員越多，各式物品用具的種類與數量也越多；這些物品用具需要一個空間集中管理、存置備用。圖書館需要儲存常用的文具，如各式筆、紙、信封、修正液等；量存的用品如成箱的影印紙、成捲的海報紙；救急用的小藥箱、水患時用的除水機、防水布、白報紙等；節慶裝飾品如聖誕樹及飾件；展示用具如櫃架、活動布告板；多餘或待修的桌椅等…簡直難以枚舉。若是沒有恰當的儲藏空間，一些物品會分散各處，不易管理。大件用具物品則堆積在樓梯間、辦公室一角、走道上，不僅雜亂，使得行走不便，有時還堵塞了緊急出口。
（五）教育訓練的空間
訂有指導訓練讀者利用資料資訊課程或活動的圖書館，最好設置一間研討室，配置電腦軟硬體設備、網路節點，可以在此專注地講解、實習。另一方面，在資訊技術發展快速的今日，館內工作人員的在職訓練，十分迫切。這間研討室亦可以提供工作人員教育訓練之用，提升其資訊服務的新知與技能。研討室的大小，視預定使用人數與設備而定。
（六）工作人員的休息室
除了極小的圖書館之外，工作人員的休息空間，應儘量納入空間規劃。工作人員無論是在電腦上處理資料或是回答使用者詢問，經過一段時間，都需要稍事休息。館舍中應當提供不當班的工作人員，一個可以放鬆、休息的場地。休息室應備置舒適的坐椅或沙發，供不當班者喝茶、交談。就地在工作位置上休息，閒聊及飲食都會影響到讀者及正在工作的其他人員。讀者無法辨識當班與不當班的工作人員，可能產生錯誤印象，認為工作人員懶惰散漫。同時，圖書館開放時間比一般辦公室長，工作人員輪值夜班、周末班、寒暑假、甚至國定假日的機會多，常有不方便到外面用餐，或是根本買不到餐食的情形。休息室裏應有冰箱、蒸飯器、微波爐、水槽等，提供簡單的食物保存、加溫、及洗濯之用。國內的圖書館屬行政單位，不能購置冰箱，以致工作人員紛紛自購小冰箱存放飲食，不僅工作場所易致髒亂，而且管理疏忽，電力超荷，易生危險。
美國稍具規模的圖書館皆設置休息室，裏面冰箱、小廚房、桌椅等設備一應俱全。讓工作人員在咖啡時間、午休時間，都可到此稍事休息。工作與休息的時地，區分甚明。溫馨的設想，還可鼓舞士氣。
飲食和交談，不僅能減輕疲困，工作人員間溝通交流的機會增多，對彼此的情誼、圖書館員團隊精神，都有正面效益。
上面所提出的空間問題，是就比較常見的工作項目或活動，卻缺乏合適的空間而提出。一些不算普遍的工作項目，如除蟲、除酸及維護資料的空間，則略過未論。採訪、編目等標準作業區，行政管理等區，規劃書中不會漏失，亦未討論。
至於需要那些工作人員的空間？各種工作空間到底要多大才夠用？端視各館的規模大小、組織結構、服務方式等而定。在不致造成使用衝突的情況下，可考慮空間的經濟性，將某些空間規劃成多功能。各館視需要或可將收發與處理交換贈送的空間合併規劃，餘如裝訂準備與簡單修補維護資料、教育訓練與館內會議、收發與裝訂準備等空間亦可合併規劃。
工作人員空間占小館的比例較多，館的空間增加，工作人員空間占的比例漸減。國家圖書館的行政區與資料處理區，合計3,630平方公尺，是總面積33,045平方公尺的10.99％（註12）。唯使用八年後，已感不足。據研究英、美、南美三國學術圖書館的艾德華滋估算，學術圖書館全部工作人員及服務設施，可能占到小館讀者空間與館藏空間之和的25％，大館讀者空間與館藏空間之和的18％（註13）。這些數字和比例，在規劃配置館內工作空間時，可供檢測參考。
四、結語
圖書館建築規劃中，對工作人員空間的估算不當或過分省略，都會造成人員密集。音效和活動又造成干擾，擠迫則造成作業流程的混亂。加上礙於空間缺乏，未能提供稱手的設備、器具、用品，更大大地妨礙了工作效率。而且長時間在此環境中工作，工作人員易感疲倦、不適。工作人員是圖書館重要資源之一。規劃者唯有兼顧到實際作業流程與工作人員空間需要，才能全面性地設計出方便利用的圖書館空間。
【附註】
- 註1：劉國鈞於1934年圖書館學要旨一書，及1957年「什麼是圖書館學」一文，皆提出建築與設備是圖書館成立的一要素。參考徐引篪、霍國慶，現代圖書館學理論（北京：北京圖書館出版社，1999），頁112。
- 註2：第三次中華民國圖書館年鑑（台北：國家圖書館，民國88年），頁421。
- 註3：美國於1967-1971新建學術圖書館445所，1972-1976新建202所，共647所。參見Corolnie M. Coughlin and Alice Gertzog, Lyle's Administration of the College Library, 5th ed.（Metuchen N.J.: Scarecrow Press, 1992），P.515。
又1968-1977十年間，美國新建公共圖書館共1554所，見「公共圖書館建築之趨勢」，張鼎鍾編，圖書館建築趨勢（台北：三民，民國79年），頁8。
- 註4：Heather M. Edwands, University Library Planning（Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1990）P.17。
- 註5：林呈潢，「國立中央圖書館建築用後評估研究」，圖書館學與資訊科學，第22卷第2期（民國85年10月），頁82。
- 註6：同上，頁78，頁92。
- 註7：林金枝，臺灣鄉鎮圖書館空間配置（台北：學生，民國81年），頁77-170。
- 註8：Keyer D. Metcalf, Planning Academic and Research Library Buildings, 2nd. ed, ed by Philip D. Leighton and David C. Weber（Chicago: American Library Association, 1986），P.151。
- 註9：同上，P.227。
- 註10：同註4，P.18。
- 註11：同註8，P.241。
- 註12：同註5，頁78。
- 註13：同註4，P.18。